Cette section vous expliquera comment créer le budget de votre événement grâce à notre logiciel de planification. Les budgets permettent de suivre toutes vos dépenses liées à l'événement et, si vous le souhaitez, vos recettes. Ils s'intègrent parfaitement à un plan financier rigoureux, vous assurant ainsi une gestion budgétaire sans faille.

Dans le volet de gauche, cliquez sur « Budgets ». En haut à gauche, vous constaterez que vous êtes dans le même événement que celui lors de votre dernière action dans le logiciel eventplanner.net. Si c'est votre première visite, le budget sera vide.

Ajouter un budget

Pour commencer, cliquez sur « Ajouter une ligne de budget ».

Ensuite, vous devez saisir une catégorie. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :

• Inspiration
• Agence événementielle
• Restauration
• Lieu
• Divertissement
• Décoration
• Photo/vidéo
• De location
• Personnel
• Sécurité
• Transport
• Les invités
• Logiciel
• Budget
• Commercialisation

Une fois la catégorie sélectionnée, insérez une description (celle que vous jugez la plus appropriée, de préférence quelque chose de distinctif et facile à identifier).

Vous pouvez ensuite sélectionner un coût (par exemple, l'impression des billets) ou un revenu (par exemple, la vente de billets). Commencez à saisir le nom dans la section « Fournisseur », et plusieurs résultats s'afficheront. Sélectionnez l'entreprise, puis complétez les informations restantes. Si le fournisseur n'est pas référencé sur la plateforme eventplanner.net, vous pouvez saisir les informations de votre choix.

Déterminez si le coût ou le revenu est un prix fixe ou un prix unitaire. Si vous devez modifier le nombre d'unités, cochez la case « Modifier manuellement le nombre d'unités ».

• Important ! Le prix unitaire sera multiplié par le nombre de participants. N'oubliez pas que ce montant est calculé automatiquement lors de la création d'un événement, sauf si vous le modifiez manuellement.

Si le nombre total de participants change (par exemple, en raison d'annulations), il est préférable de le mettre à jour dans les paramètres de l'événement en sélectionnant « Afficher les infos » sur n'importe quelle page, puis en cliquant sur « Modifier ». Les modifications seront répercutées dans tous les autres outils du logiciel eventplanner.net, y compris dans vos calculs budgétaires (sauf si vous avez coché la case pour une saisie manuelle).

Une fois tous les champs remplis, sélectionnez « Ajouter une ligne budgétaire ».

Si vous ajoutez d'autres dépenses dans la même catégorie, vous constaterez qu'elles sont regroupées ainsi dans l'écran principal du budget. En haut, vous voyez le coût total de l'événement.

Différents scénarios

Ensuite, une étape utile pour l'organisation d'événements de grande envergure consiste à créer différentes versions de votre budget. Il peut être judicieux de visualiser les scénarios optimistes et pessimistes de votre événement.

Pour ce faire, vous pouvez soit :

(a) créer une nouvelle version du budget à partir d'une feuille blanche

ou

(b) copier la version actuelle, la renommer et la modifier au besoin.

Vous pouvez accéder au budget en cliquant sur la flèche déroulante à côté du titre, en choisissant l'une des options, puis en cliquant sur « Enregistrer ».

C'est également très pratique pour la gestion des versions. Vous pouvez ainsi sauvegarder régulièrement une copie du budget afin de toujours disposer d'un document de référence utile pour consulter l'historique du projet.

Calculs de TVA

Il faut également tenir compte du fait que vous souhaitiez inclure ou exclure la TVA de vos calculs.

Cliquez sur le bouton « Afficher les infos », puis sur « Modifier ». Vous verrez une case à cocher à mi-page environ, intitulée « Utiliser les prix hors TVA dans les budgets ».

Tous les prix affichés incluent la TVA par défaut, ce qui signifie que l'outil utilise des prix TTC pour ses calculs. Si vous souhaitez travailler hors TVA, cochez la case correspondante.

• Important ! Vous pouvez modifier le budget d'un événement pour qu'il soit hors TVA. Attention : cette modification est irréversible. Si vous souhaitez créer un budget hors TVA, la meilleure solution est de cocher la case correspondante lors de la création de l'événement.

Lorsque vous cochez la case TVA, une nouvelle colonne intitulée « TVA » apparaît dans votre budget. Actuellement, le pourcentage de TVA est vide, car nous ne saisissons pas cette donnée lors de la création des budgets.

Si vous modifiez le statut TVA du projet après avoir créé les lignes budgétaires, vous devrez saisir manuellement le pourcentage pour chaque ligne. Il vous suffit de cliquer sur la ligne budgétaire à modifier, de saisir le pourcentage correct, puis d'enregistrer.

Résultat ? Vous pouvez désormais constater que la TVA est calculée séparément. Les prix sont affichés hors TVA, le montant de la TVA et le total TVA comprise.

N'oubliez pas que, lorsque vous travaillez avec plusieurs versions budgétaires, les versions précédentes restent inchangées lorsqu'une version est modifiée. Vous devrez donc répéter les étapes décrites ci-dessus pour chaque version budgétaire. C'est pourquoi il est essentiel de bien faire les choses lors de la création de l'événement, afin d'éviter de dupliquer votre travail.

N'oubliez pas que vous pouvez également partager votre budget avec vos collègues, ce qui vous permet de l'examiner et de collaborer ensemble.

Notre prochaine et dernière étape est « Contacts », où nous apprendrons tout sur les utilisateurs et les contacts de vos événements. À bientôt !