Tout ce que tu fais dans le logiciel événementiel d'eventplanner.net appartient à un événement : ton moodboard, ta check-list, ta feuille de service, ton budget, tes tickets et les personnes avec qui tu travailles. La première chose à faire est donc de créer un événement. Cela prend moins d'une minute, et tu peux modifier la plupart des informations par la suite.

Ce guide te montre les différentes façons de créer un événement, ce qu'eventplanner.net prépare pour toi, comment copier un événement précédent, comment passer d'un événement à l'autre et comment archiver ceux qui sont terminés.

Où le trouver : connecte-toi et choisis logiciel événementiel dans le menu principal. Tu arrives sur Événements, la liste de tes événements. Quand tu ouvres un événement, il s'ouvre sur son Aperçu. Le menu de gauche affiche ses outils : Aperçu, puis Check-list, Feuilles de service, Moodboard, Briefings et Plan de salle et plan de placement sous Planifier, Équipe et accès, Fournisseurs, Invités et billets et Marketing sous Personnes, Budget sous Finances, et Paramètres de l'événement en bas.

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1. Crée ton premier événement

Commence par ouvrir le logiciel événementiel. Il s'ouvre sur Événements, la liste de tous tes événements, qui reste vide tant que tu n'en as pas créé. Clique sur Nouvel événement pour ouvrir le formulaire Ajouter un nouvel événement.

Clique sur Sauvegarder en haut du formulaire. Ton événement est créé et tu arrives directement sur son aperçu (voir plus bas), ou tu reviens dans l'outil d'où tu venais, avec le nom de ton événement en haut de l'écran.

Verrouillé : le Type d'événement ne peut être choisi qu'à la création de l'événement. Une fois l'option TVA activée, tu ne peux plus la désactiver. Tout le reste peut être modifié par la suite (voir la section 6).

Ce qu'eventplanner.net prépare pour toi

Tu ne pars pas d'un événement vide. Selon le type d'événement choisi, eventplanner.net remplit :

• ta check-list avec des tâches suggérées, comme réserver le lieu ou envoyer les invitations, chacune avec une date judicieuse avant ton événement. Pour en savoir plus, lis comment utiliser les Check-lists.
• ta feuille de service avec un déroulé suggéré pour le jour J.

Modifie, déplace ou supprime les suggestions comme tu le souhaites. Tu préfères partir de zéro ? Coche Commence par un modèle vierge et ne pré-remplis pas mon événement avec une check-list. quand tu crées l'événement. Ce choix n'est proposé qu'à la création de l'événement, pas après.

Bon à savoir : tu es automatiquement ajouté aux contacts de ton propre événement, avec un accès complet à chaque outil. Tu veux organiser avec un collègue, un client ou un fournisseur ? Ajoute-le dans Équipe et accès dans le menu de ton événement. Pour en savoir plus, lis comment gérer les utilisateurs dans le logiciel événementiel.

L'aperçu de ton événement

Chaque événement s'ouvre sur son Aperçu : une page qui montre où en est ton événement, avec une tuile pour chaque outil.

• En haut, un compte à rebours affiche le temps qui reste jusqu'à la date de ton événement. Quand tes inscriptions ont leur propre date de début, il compte jusqu'à cette date-là.
• Sous le compte à rebours, tu vois à quel point ton événement est prêt, par exemple Prêt à 81 % : la part des tâches de ta check-list qui sont terminées. À côté, un statut compare cette part avec les échéances de tes tâches. L'échéance d'une tâche est sa date, ou le jour de ton événement quand la tâche n'a pas de date.
  • Dans les temps : aucune tâche ouverte n'a dépassé son échéance.
  • À risque : dans l'ensemble, tu suis le rythme, mais au moins une tâche ouverte a dépassé son échéance.
  • En retard : la part des tâches terminées est inférieure de plus de 10 points de pourcentage à la part des tâches dont l'échéance est passée. Une tâche que tu termines en avance compense une tâche en retard.
• À toi de jouer liste ce qui t'attend : tes propres tâches en retard ou qui arrivent à échéance d'ici un jour, les invitations que personne n'a encore acceptées, les réponses de fournisseurs que tu n'as pas lues, les e-mails à tes invités encore en brouillon et les briefings pas encore publiés.
• Les tuiles montrent chaque outil en un coup d'œil, comme les tâches ouvertes de ta check-list dans l'ordre du tableau, les prochains éléments de ta feuille de service, tes tickets ou tes RSVP, les places attribuées sur ton plan de salle et les coûts et revenus de ton budget. Chaque tuile mène à son outil.

Tant que ta check-list n'a pas de tâches, il n'y a pas encore de taux de préparation : ajoute la première tâche pour le lancer. Tu ne vois que les tuiles des outils auxquels tu as accès. Un outil .PRO que tu n'as pas encore, comme Fournisseurs ou Plan de salle et plan de placement, montre ce qu'il fait, avec un bouton Passer à .PRO.

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2. Crée ton prochain événement : de zéro ou en copie

Une fois que tu as un événement, tu ajoutes le suivant avec Nouvel événement sur Événements, ou depuis le menu de gauche : clique sur le nom de ton événement actuel en haut du menu et choisis Nouvel événement.

L'écran Créer un nouvel événement te laisse alors choisir :

• Partir de zéro : tu obtiens le même formulaire Ajouter un nouvel événement que pour ton premier événement.
• Ou copie un événement existant : choisis l'un de tes événements comme point de départ (voir la section 3).

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3. Copie un événement précédent

Tu organises le même type d'événement chaque année, ou une série d'événements similaires ? Copie un événement précédent au lieu de tout recommencer. Tu gardes tout le travail que tu y as mis, et eventplanner.net décale chaque date en fonction de la nouvelle date de ton événement.

Clique sur Copier l'événement sur l'événement que tu veux copier. Un court assistant te guide en quatre étapes. Clique sur Suivant pour passer à l'étape suivante, et sur Terminer et copier l'événement à la dernière.

1. General : donne au nouvel événement son Nom de l'événement et sa Date. Les autres informations sont reprises de l'événement d'origine, et tu peux les modifier ici, Type d'événement compris.
2. Contacts : choisis les contacts de l'événement d'origine qui suivent. Ils sont tous cochés, décoche ceux dont tu n'as pas besoin cette fois. Tu es toujours copié toi-même. Les contacts que tu copies sont ajoutés discrètement : ils ne reçoivent pas d'e-mail au sujet du nouvel événement.
3. Fournisseurs : choisis les fournisseurs qui suivent, avec leur rôle et leurs coordonnées.
4. Tickets : choisis les types de tickets qui suivent.

Ce qui est copié, et ce qui ne l'est pas

Chaque date suit ton événement : une tâche prévue 30 jours avant l'événement d'origine est prévue 30 jours avant le nouveau. Les types de tickets copiés commencent en brouillon, donc rien n'est en vente tant que tu ne les publies pas. Les tâches et les éléments de la feuille de service d'un contact que tu n'as pas copié te sont assignés.

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4. Un événement créé à partir d'une demande de devis

Tu peux aussi créer un événement sans ouvrir le logiciel événementiel. Quand tu demandes un devis à un lieu ou à un fournisseur sur eventplanner.net, le formulaire de demande te demande de quel événement il s'agit. Choisis l'un de tes événements, ou Créer un nouvel événement : ta demande crée alors un nouvel événement avec la date, le nombre de personnes et le type d'événement que tu as indiqués. Tu le retrouves dans le logiciel événementiel, avec ses tâches suggérées, comme n'importe quel autre événement.

Bon à savoir : pour un événement créé de cette façon, les rappels sont désactivés. Ta check-list affiche alors Les notifications sont désactivées pour cette liste de contrôle. Clique sur Clique ici pour activer les notifications pour les activer.

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5. Passe d'un événement à l'autre

Le nom de l'événement sur lequel tu travailles est toujours en haut de l'écran. Clique dessus pour ouvrir la liste de tes événements et en choisir un autre. Tous les outils affichent alors cet événement, jusqu'à ce que tu changes à nouveau.

Un seul événement actif dans la version gratuite

Avec la version gratuite du logiciel événementiel, tu peux créer autant d'événements que tu veux, mais tu travailles sur un seul à la fois : ton événement actif. Quand tu ouvres un autre événement, sur son aperçu ou dans Check-lists, Feuilles de service, Budgets, Tickets, Fournisseurs ou Contacts, le message Sélectionne l'événement que tu souhaites gérer activement s'affiche. Coche l'événement sur lequel tu veux travailler et clique sur Enregistrer les modifications. Les autres événements restent tels quels, et tu peux y revenir à tout moment.

Les Moodboards et les Briefings ne sont pas limités : tu peux les utiliser pour tous tes événements.

Tu travailles sur plusieurs événements en même temps, par exemple en tant que planificateur d'événements professionnel ? Avec .PRO, tous tes événements sont actifs en même temps, et les limites par événement sont plus élevées (voir les questions plus bas). .PRO est personnel : seules les personnes qui possèdent et gèrent des événements en ont besoin, pas les contacts que tu invites.

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6. Modifie les informations de ton événement

Clique sur Paramètres de l'événement en bas du menu de gauche, ou en haut à droite de l'aperçu de ton événement. Tu retrouves les mêmes champs qu'à la création de l'événement, avec deux différences : le Type d'événement ne peut pas être modifié, et l'option TVA reste activée une fois que tu l'as cochée. Clique sur Sauvegarder en haut de la page pour garder tes modifications. Tu quittes la page avant d'avoir sauvegardé ? On te demande si tu veux Enregistrer les modifications ou Annuler les modifications.

Changer la date ne décale pas les dates de tes tâches et de ta feuille de service. Déplace toi-même celles qui doivent changer.

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7. Archive un événement terminé

Ton événement est terminé, ou il n'a finalement pas eu lieu ? Archive-le. Un événement archivé n'apparaît plus dans ta liste d'événements ni dans les listes d'événements ailleurs sur eventplanner.net, ta liste reste donc claire. Rien n'est supprimé : tu peux toujours l'ouvrir et tout y retrouver.

Ouvre les Paramètres de l'événement, clique sur Archiver l'événement en haut de la page et confirme avec Archives.

Pour retrouver un événement archivé, ouvre Événements et choisis l'onglet Archivés. Pour récupérer un événement, ouvre-le, va dans ses Paramètres de l'événement et clique sur Désarchiver l'événement.

Bon à savoir : les événements ne peuvent pas être supprimés, seulement archivés. Ainsi, tu ne perds jamais un événement par erreur, et tu peux toujours le copier pour une prochaine édition.

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8. Choisis comment tu restes informé

Le logiciel événementiel t'envoie des notifications : quand quelqu'un t'assigne une tâche, un rappel la veille de l'échéance d'une tâche, un commentaire d'un collègue. Choisis comment tu les reçois dans tes propres paramètres : ouvre le menu de ton compte en haut à droite, choisis Personnel et descends jusqu'à Préférences de notification.

• Canaux : clique sur Éditer dans le bloc Préférences de notification. Sous Par quels canaux veux-tu recevoir les notifications ?, coche Notifications push et E-mail, et clique sur Sauvegarder. Les notifications sur le site sont toujours activées.
• Par type de notification : à côté de Affectation du logiciel événementiel, Rappels du logiciel événementiel et Notifications du logiciel événementiel, clique sur Edit pour choisir comment tu les reçois : Push, E-mail ou E-mail consolidé (1x par jour), un seul e-mail par jour qui regroupe tout. Clique sur Sauvegarder.

Astuce : installe l'application eventplanner.net sur ton téléphone. Tu reçois les notifications sous forme de notifications push, et tu ouvres les outils de tes événements depuis l'onglet outils.

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Questions fréquentes

Le logiciel événementiel est-il gratuit ? Oui. Tu peux créer des événements et utiliser tous les outils de base gratuitement. La version gratuite a quelques limites : tu travailles sur un seul événement actif à la fois, et un événement contient jusqu'à 100 tâches, 75 éléments de feuille de service, 50 contacts et 200 fournisseurs. Avec .PRO, tous tes événements sont actifs en même temps et ces limites augmentent. Certains outils, comme Fournisseurs et Plan de salle et plan de placement, font partie de .PRO.

Combien d'événements puis-je créer ? Jusqu'à 400 événements par compte, événements archivés compris. Tu en as besoin de plus ? Contacte-nous et on regarde ça ensemble.

J'ai choisi le mauvais type d'événement. Puis-je le modifier ? Pas sur l'événement lui-même. Copie l'événement (section 3) : à la première étape de l'assistant, tu peux choisir un autre type d'événement. Archive ensuite l'ancien événement.

Puis-je supprimer un événement ? Non, tu peux l'archiver. Un événement archivé n'apparaît plus dans tes listes, mais tu peux toujours l'ouvrir, le copier ou le récupérer.

J'ai changé la date de mon événement. Mes tâches suivent-elles ? Non. Les dates ne suivent la nouvelle date que quand tu copies un événement. Après avoir changé la date d'un événement existant, vérifie ta check-list et ta feuille de service et déplace les dates qui doivent changer.

Pourquoi me demande-t-on de sélectionner un événement actif ? Dans la version gratuite, tu travailles sur un seul événement à la fois. Choisis l'événement sur lequel tu veux travailler maintenant, ou passe à .PRO pour travailler sur tous en même temps.

Mes contacts sont-ils prévenus quand je copie un événement ? Non. Les contacts copiés sont ajoutés discrètement et ne reçoivent pas d'e-mail au sujet du nouvel événement.

Puis-je créer un événement dans l'application ? Oui. Ouvre l'onglet outils de l'application, ouvre un outil et ajoute ton événement, avec le même formulaire que sur le site.