Pour commencer notre cours, rien de mieux que de créer un nouvel événement avec notre logiciel eventplanner.net ! Si ce n'est pas déjà fait, rendez-vous sur la page d'accueil du logiciel. Cliquez ensuite sur « Logiciel événementiel » en haut à droite de la barre de navigation.

Méthode n° 1

Lorsque vous utilisez le logiciel eventplanner.net, vous trouverez sur la gauche de l'écran le menu où vous pourrez consulter tous les outils disponibles : planches d'inspiration, listes de contrôle, feuilles d'appel, budgets et contacts.

Il existe plusieurs façons de créer un événement, mais par souci de simplicité, nous commencerons par la plus facile.

Cliquez sur « Ajouter un nouvel événement » et saisissez les informations suivantes :

• Nom de l'événement
• Date
• Type d'événement
• Nombre de personnes
• Région
• Budget
• Devise
• case à cocher TVA
• Description
• case à cocher du modèle vierge

Nom de l'événement : choisissez un nom spécifique qui vous permettra de distinguer vos événements des autres. Tous vos événements s'afficheront sous forme de liste sur votre tableau de bord principal ; leur attribuer un nom précis vous aidera à trouver celui qui vous intéresse.

Date : il s'agit de la date à laquelle votre événement a lieu.

Type d'événement : plusieurs options s'offrent à vous : événement d'entreprise, fête du personnel, lancement de produit, réunion, conférence, activité de team building, concert, mariage, soirée privée, etc. Choisissez l'événement qui vous convient le mieux.

Nombre de personnes : le nombre de participants. Ce chiffre sera important lors de l'élaboration du budget. Si vous optez pour une tarification au forfait, le nombre de personnes influencera le coût total. Par exemple, si le tarif du traiteur est de 20 $ par personne, votre budget sera calculé en conséquence.

Région : veuillez indiquer la ville où se déroulera l’événement. S’il s’agit d’un événement virtuel, saisissez simplement l’adresse enregistrée de l’entreprise, l’adresse du bureau ou le nom de l’organisateur. Il est important de fournir ces informations correctement, car notre logiciel eventplanner.net vous aidera à trouver le lieu idéal pour votre événement.

Budget : le montant que vous souhaitez allouer à l'ensemble des activités de cet événement.

Devise : sélectionnez la devise appropriée dans la liste déroulante. Voici les devises actuellement disponibles ; d’autres seront ajoutées ultérieurement.

Case à cocher TVA : cochez cette case si vous souhaitez voir les prix de la section Budgets hors TVA.

Description : Fournir un aperçu de l'événement et inclure les détails pertinents, tels que l'objectif de l'événement, le résultat escompté et toute considération relative à la planification.

Case à cocher « Modèle vierge » : cochez cette case si vous ne souhaitez pas préremplir votre liste de tâches ou si vous préférez partir d’une liste vierge. Par exemple, si vous organisez un mariage, une liste de tâches sera automatiquement ajoutée, incluant toutes les étapes nécessaires, comme « Réserver le lieu de la cérémonie ».

• Important ! Il n’est pas possible actuellement de créer vos propres modèles. Cependant, vous pouvez réutiliser une checklist d’un autre événement, de même que les feuilles d’appel. Il est également possible de configurer un événement à partir d’un événement précédent. Plus d’informations à ce sujet seront fournies ultérieurement dans ce guide (méthode 2).

Une fois toutes les informations ci-dessus saisies, vérifiez que les détails sont corrects, puis sélectionnez « Enregistrer ».

Vous serez ensuite redirigé vers un nouvel écran, où vous verrez le nom de votre événement en haut.

• Astuce ! Pour ajouter un nouvel événement, cliquez sur son nom (à côté de la flèche vers le bas) et sélectionnez l’option « Ajouter un nouvel événement ». Vous pouvez également naviguer entre vos autres événements depuis cette page. Avec eventplanner.net, vous pouvez gérer plusieurs événements simultanément et passer facilement de l’un à l’autre.

Et voilà ! Les outils sont maintenant prêts à être utilisés.

Pour vous familiariser rapidement avec le processus, rendez-vous dans la section « Listes de contrôle » du volet de gauche. Si vous avez choisi de préremplir la liste, vous y trouverez plusieurs tâches prêtes à l'emploi pour l'organisation de l'événement sélectionné. Vous pourrez ensuite élaborer votre budget, rédiger un cahier des charges, choisir une agence événementielle, et bien plus encore.

Méthode n° 2

Comme indiqué précédemment, il existe d'autres façons de créer un nouvel événement. L'une des meilleures consiste à créer un événement à partir d'un événement que vous avez déjà organisé. Cliquez simplement sur le nom de l'événement en haut (à côté de la flèche vers le bas) et sélectionnez l'événement que vous souhaitez utiliser comme modèle pour votre nouvel événement. Une fois votre sélection effectuée, vous verrez l'écran habituel où vous saisissez les détails de votre événement. Consultez les instructions ci-dessus si vous avez besoin d'explications supplémentaires.

• Important ! Le logiciel recalculera toutes les dates des tâches et des éléments de la feuille de route de l’événement en fonction de la nouvelle date que vous saisirez. Par exemple, si une tâche de votre liste de contrôle a une date d’échéance trois mois avant la date de début de l’événement, notre logiciel effectuera le recalcul en fonction de la nouvelle date de l’événement.

Il en va de même pour les éléments de la feuille de service. Par exemple, si vous avez une feuille de service et que vous avez décoré la salle la veille de l'événement, votre nouvelle feuille de service en tiendra compte et modifiera la date en conséquence.

La seule différence, lors de la création de cet événement, réside dans les options disponibles : les cases à cocher « Importer ces contacts ». Vous pouvez ainsi choisir d’inclure les coordonnées des personnes avec lesquelles vous avez collaboré lors du dernier événement. Cochez toutes les cases des contacts que vous souhaitez inclure. Si vous omettez un contact, toutes les tâches et missions correspondantes vous seront attribuées en tant qu’organisateur de l’événement. Vous pourrez les réattribuer ultérieurement.

N'hésitez pas à enregistrer le nouvel événement.

Dans l'en-tête de navigation (à côté de la flèche déroulante), vous verrez désormais votre événement initial et le nouvel événement que vous avez créé. Sachez que vous pouvez facilement passer de l'un à l'autre grâce à tous les outils disponibles dans la suite eventplanner.net. Si vous changez d'outil, le système conservera votre travail en mémoire et vous ne perdrez aucune donnée.

Méthode n° 3

La dernière option pour créer un événement ne se trouve pas dans le logiciel dédié, mais n'importe où sur notre plateforme. Par exemple, si vous consultez l'annuaire des lieux événementiels sur notre site web et que vous souhaitez organiser un événement à Anvers, il vous suffit de saisir les informations dans la barre de recherche et de cliquer sur « Rechercher ».

Vous verrez apparaître une liste de résultats de recherche. Imaginez maintenant que vous ayez trouvé l'endroit idéal. En cliquant sur la page, vous découvrirez tous les détails concernant ce lieu.

Cliquez sur « Demander un devis » pour accéder à une page où vous pourrez sélectionner un nouvel événement ou un événement en cours d'organisation. Une fois votre choix effectué, vous serez redirigé vers un formulaire en ligne (prérempli si vous avez sélectionné un événement existant). Vérifiez que les informations vous conviennent et cliquez sur « Envoyer ».

• Remarque : lors de la création d’un événement de cette manière, le nombre d’options disponibles est réduit. Les événements créés ainsi seront configurés avec des valeurs par défaut. Rassurez-vous ! Vous pouvez toujours compléter les informations requises en retournant dans le logiciel de gestion d’événements et en cliquant sur « Afficher les infos ». Vous y trouverez toutes les informations relatives à l’événement que vous avez saisi. Vous pouvez ensuite cliquer sur « Modifier » pour modifier les détails de l’événement.

Archivage des événements

Enfin, et surtout, un bouton « Archiver l'événement » est également disponible. Une fois votre événement passé – ou s'il a été annulé, reporté ou n'est plus nécessaire – vous pouvez l'archiver sans le supprimer. Les événements archivés n'apparaissent plus aux emplacements habituels, comme dans la liste déroulante lors du passage d'un événement à l'autre.

L'archivage des événements est très pratique si vous travaillez sur de nombreux événements ; votre liste déroulante deviendra vite surchargée si elle n'est pas régulièrement mise à jour.

Vous trouverez ici un nouveau lien : « Événements archivés ». En cliquant dessus, vous accéderez aux archives, où vous pourrez consulter tous les événements archivés. De là, vous pourrez toujours accéder à vos événements passés, les ouvrir et même les désarchiver.

Personnaliser votre expérience

Un dernier point : vous pouvez personnaliser votre expérience en accédant aux paramètres. Pour ce faire, cliquez sur votre nom dans le menu du haut, puis sélectionnez l’onglet « Personnel ». Vous y trouverez toutes vos préférences de communication et de notification.

En ce qui concerne les préférences de notification, vous pouvez choisir entre trois façons de communiquer avec vous : les notifications push (via l’application eventplanner.net si vous l’avez installée), les e-mails et les notifications du site Web (celles-ci ne peuvent pas être désactivées).

De plus, vous pouvez modifier les types de notifications que vous souhaitez recevoir. Par exemple, nous pouvons vous envoyer des notifications lorsque vous recevez une mission, lorsqu'un collègue vous confie une tâche ou lorsqu'une entrée est ajoutée à la feuille de service. Pour modifier ces préférences, cliquez sur « Modifier » et cochez les cases correspondantes.

• Important ! Quelle est la différence entre un e-mail et un e-mail récapitulatif ? Un e-mail est envoyé lorsqu'une action a lieu. Par exemple, s'il est 10 h et que votre collègue vous attribue une tâche, vous recevez cet e-mail immédiatement. L'e-mail récapitulatif, quant à lui, est envoyé une fois par jour et présente un récapitulatif de toutes vos notifications de la journée.

Astuce ! Vous pouvez définir des rappels pour vos tâches et modifier vos notifications. Par exemple, si une tâche vous est assignée dans un projet et que vous souhaitez recevoir un rappel à son échéance, assurez-vous que ces rappels sont activés sur cet écran.

Et voilà, c'est tout pour la création d'un événement.

Ensuite, nous découvrirons tous les outils proposés par notre logiciel eventplanner.net. Installez-vous confortablement et on se retrouve dans la section suivante.