How to plan an event

Comment organiser un événement ?

Tout le monde organise parfois un événement, un festival ou un événement corporatif : un team building aventureux, une conférence inspirante, la fête annuelle du personnel, un super mariage ou tout simplement une fête d'anniversaire. eventplanner.fr vous aidera à faire de votre événement, professionnel ou privé, un moment inoubliable.

Organisez vous-même votre événement

Si vous avez un budget limité ou si vous aimez organiser des événements, organiser vous-même votre événement est certainement une option. Découvrez les avantages et les inconvénients d'organiser vous-même votre événement corporatif par rapport à le faire sous-traiter à une agence événementielle.

Avec une agence événementielle

Trouver le lieu événementiel parfait

Le lieu de l'événement détermine en grande partie l'apparence et l'atmosphère de votre événement. On peut donc dire que le lieu de l'événement peut faire ou défaire un événement. Mais louer une tente peut certainement être une option. N'oubliez pas de prendre en compte les aspects pratiques. Utilisez ces listes de contrôle pratiques :

Traiteur événementiel

On ne choisi pas un traiteur événementiel au hasard. Lors d'un événement, l'amour des participants passe par l'estomac. La restauration est donc très importante et doit correspondre à l'objectif de votre événement et au groupe cible. Nous proposons également des conseils pour choisir le bon traiteur :

Musique : discjockey ou groupe ?

Vous souhaitez avoir de la musique pendant vos pauses de conférence ? Vous offrez une piste de danse lors de votre événement du personnel ? Vous voulez avoir une musique de fond élégante pour votre réception ? Sur eventplanner.fr, vous trouverez les meilleurs groupes de musique, orchestres et discjockeys pour votre événement corporatif.

Le divertissement ne se résume pas à la réservation des animations, ... Il faut aussi prendre en compte certains aspects pratiques. De quels permis avez-vous besoin ? Que faire lorsqu'un artiste annule à la dernière minute ?

Décoration événementielle

La décoration détermine en grande partie l'apparence de l'événement et l'expérience de vos invités. Il est important de créer une atmosphère globale et harmonieuse. Un bel endroit agréable suffit certes, mais vous pouvez également opter pour une décoration complète dans votre propre style, ou placer des décos spéciales qui ne passeront pas inaperçues pour créer la bonne ambiance.

Liste des invités et invitations

Calendars are overflowing. The invitation to your event or party must not only arrive on time, but also encourage the recipient to make part of his time available for your event. The first impression, just a glance, can make all the difference between response and trash. So pay close attention to developing a stimulating invitation. After all, inviting is the art of seduction. Send a pre-announcement or save-the-date 10 weeks before your event.

La constitution d'une liste d'invités est une tâche qui prend du temps. Cependant, vous ne pouvez pas vous permettre de faire des erreurs. Oublier quelqu'un est impardonnable. Demandez de l'aide à d'autres personnes lors de la constitution de la liste des invités.

N'oubliez pas de parler du code vestimentaire ! Dans de nombreux cas, les invités peuvent choisir leurs vêtements librement. Des vêtements spécifiques contribuent-ils à l'ambiance de l'événement ou sont-ils nécessaires compte tenu des conditions (météorologiques) ? Alors vous apprécierez avoir un certain type de vêtements ( code verstimentaire ). Découvrez tous les codes vestimentaires ici.

Autre

Plan d'action

Dans le plan d'action ou le script, vous définissez les tâches et les responsabilités de votre équipe. Pendant tout le processus, vous affinez le script. L'organisation d'un événement est un défi complexe auquel de nombreuses parties participent. En tant qu'organisateur, vous devez avoir les compétences en gestion de projet nécessaires pour vous assurer que tout se passe bien.

Budget

L'établissement d'un budget pour les événements est un processus continu. Il est préférable de commencer par une estimation globale. Vous pouvez le faire avant de demander des devis. De cette façon, vous pouvez voir immédiatement si vous travaillez de manière réaliste. Vous ajusterez systématiquement le budget prévisionnel lorsque vous recevrez des offres ou lorsque vous pourrez faire une estimation plus ciblée.

Technologie événementielle

Le rôle des technologies devient de plus en plus important, mais elles peuvent être très différentes d'un événement à l'autre. Parfois, les prouesses techniques volent littéralement la vedette. Lors d'autres événements, des concepts audiovisuels sont utilisés en appui de présentations ou de spectacles. Dans tous les cas, choisissez un prestataire fiable pour la location de matériel audiovisuel.

Photo et vidéo

N'oubliez pas d'engager un photographe et/ou un caméraman. Vous pouvez les envoyer capturer de belles images de moments, d'actes et de public importants.

Permis et assurances

Les permis et l' assurance événementielle sont particulièrement importants pour vous en tant qu'organisateur. Si tout vous convient, vous pouvez éviter beaucoup de maux de tête et une gueule de bois financière.

Eventus Catering

Trouvez des prestataires événementiels et des lieux événementiels

À quoi devez-vous faire attention lorsque vous organisez un événement ?

Il est tentant de commencer par l'élaboration de votre événement corporatif tout de suite, mais il est plus sage de faire d'abord ses devoirs à fond. Une fois votre événement commencé, vous n'avez pas de seconde chance. Il faut faire un succès instantané. La loi de Murphy rôde en permanence : si quelque chose peut mal tourner, ça tournera mal. Vous pouvez l'empêcher seulement si vous préparez votre événement dans les moindres détails. Si vous ne le faites pas, vous courez le risque que l'événement dépasse son objectif ou vous coûte plus de temps et d'argent que nécessaire. Commencez par analyser le ou les objectif(s) et déterminez le groupe cible que vous souhaitez atteindre.

 

Pour l'organisation pratique de vos événements corporatifs, les listes de contrôle et le manuel sur cette page vous aideront !

 

 

Plus de conseils ?

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Trouver des lieux événementiels et des prestataires événementiels

Vous pouvez trouver rapidement des lieux et des prestataires d'événements avec notre moteur de recherche. Grâce à nos avis, vous savez également immédiatement quel lieu ou prestataire d'événements convient le mieux à votre événement. Votre événement est terminé ? N'oubliez pas de rédiger un avis/a>.

 

Bonne chance pour votre événement !

Conseils et inspiration

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Mettez-vous aux événements

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