Dans cette section, nous aborderons les feuilles de service. Ces feuilles sont essentielles à l'organisation d'un événement, notamment le jour J et les jours précédents. Elles vous permettent de gérer facilement tous les points d'action de votre événement en quelques clics, d'attribuer les responsabilités et de les partager avec toute l'équipe.

En bref, une feuille de service est un outil utile pour noter toutes les tâches à accomplir avant, pendant et après un événement.

Commencez par votre feuille de service.

Avant de commencer, retournons à notre tableau de bord de logiciel événementiel. Dans le volet de gauche, sélectionnez « Feuilles d'appel ». Vous y verrez un exemple de saisie qui illustre le résultat après avoir renseigné toutes les informations nécessaires.

• Conseil ! Avant d’ajouter une feuille de service, assurez-vous de l’associer au bon événement. Si nécessaire, cliquez sur la flèche déroulante à côté du nom de l’événement en haut de la page et sélectionnez l’option appropriée.

Pour commencer, vous pouvez soit (a) modifier l'exemple d'entrée, soit (b) cliquer sur « Ajouter une entrée ». Vous devrez ensuite saisir les informations suivantes, dont certaines sont explicites :

• dates de début et de fin
• Heures de début et de fin
• Quelle est la tâche ?
• Lieu où se déroule la tâche
• Qui est impliqué dans la tâche
• Notez toute autre information importante

Imaginons maintenant qu'un événement ait lieu le 19 février, de 10h à 11h. Après avoir saisi les dates et heures, indiquez les informations requises dans la section « Quoi ? », par exemple : « Décorer la salle ». Ensuite, dans la section « Où ? », précisez les détails du lieu. Complétez la section « Qui ? » en indiquant les personnes qui réaliseront la tâche (il est possible d'assigner plusieurs personnes à une même tâche). Vous pouvez également ajouter une note, par exemple : « N'oubliez pas les guirlandes lumineuses ! »

• Astuce ! Si vous commencez à saisir un nom qui n’est pas encore enregistré dans le système, une suggestion « Ajouter un contact » apparaîtra. Cliquez dessus pour ouvrir une nouvelle fenêtre et ajouter la personne concernée à l’événement approprié.

Une fois toutes les informations saisies, cliquez sur « Ajouter une entrée » pour vérifier si la nouvelle entrée a bien été ajoutée.

Pour supprimer l'entrée d'exemple, sélectionnez-la, faites défiler vers le bas jusqu'en bas des informations et cliquez sur « Supprimer ».

Ajout d'une section

Si vous créez une feuille de route volumineuse, il peut être utile de la diviser en sections. Pour ce faire, cliquez sur « Ajouter une section ». Ensuite, nommez simplement votre section en fonction de la façon dont vous catégorisez les tâches restantes. Par exemple, vous pouvez créer une section pour l'avant, le pendant et l'après-événement.

La prochaine fois que vous ajouterez une entrée, vous verrez une section intitulée « Ajouter à la section ». Cochez la case de la section à laquelle vous souhaitez ajouter l'entrée, puis cliquez sur « Ajouter l'entrée ». Vous pouvez modifier la section d'une entrée en cliquant dessus et en cochant la case correspondante.

• Remarque : les sections et les entrées sont triées en fonction de leur date de début.

Autres fonctionnalités

D'autres caractéristiques méritent d'être mentionnées.

• Comme pour les listes de contrôle, il est possible de filtrer les entrées par responsable. Pour plus de détails, consultez la section « Filtrage » de ce guide.
• Il est également possible de définir des règles pour votre équipe afin que chaque membre ne puisse voir que ses propres entrées de feuille d'appel. Pour plus de détails, consultez la section « Ajouter et attribuer un contact » de ce guide.
• Vous pouvez également imprimer la feuille de service pour la conserver à portée de main. Cliquez simplement sur « Imprimer » pour afficher une version imprimable de votre feuille de service. Appuyez ensuite sur « Ctrl+P » pour lancer l'impression.

• Important ! Si des filtres sont appliqués lors de l’impression, le document imprimé ne contiendra que ce qui est visible selon le filtre que vous avez défini.

Comme tous les autres outils de notre suite eventplanner.net, vos feuilles de service sont accessibles dans l'application, ce qui vous permet de les consulter même en déplacement.

N'oubliez pas cependant qu'il est toujours possible que vous n'ayez pas de connexion internet pendant l'événement. C'est pourquoi nous vous recommandons systématiquement d'imprimer votre feuille de service ou toute autre information nécessaire. Ainsi, vous aurez toujours accès à votre feuille de service.

Prochaine étape : les budgets !