Importance des données pour les événements

Les données deviennent de plus en plus importantes. Cela s'applique également aux événements. Comment collecter des données plus pertinentes et comment exploiter ces données pour organiser de meilleurs événements ? Ce sont des questions pour l'invitée de Kevin, Heather Odendaal.

Kevin Van der Straeten|montrer l'original
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Transcription

Salut Heather, bienvenue dans notre studio.


Merci de m'avoir reçu, Kevin. Content de te voir.


Nous allons parler, aujourd'hui, des données d'événements. Et l'importance des données.

Pouvez-vous me dire pourquoi les données sont si importantes ? Et qu'entendez-vous par données, précisément ?


Donc, l'une des raisons pour lesquelles je pense que les données sont si importantes, à l'heure actuelle, est que : comme nous assistons à des événements, en 2022, chaque participant sera beaucoup plus précis sur les événements qu'il a choisis. Qu'il s'agisse d'un événement virtuel, d'un hybride ou d'un événement en personne. Les données nous permettront donc de comprendre les besoins de ce participant à l'événement.

Ainsi, en fait, les données n'ont jamais été aussi importantes pour comprendre notre public. Et en utilisant ces données, nous pouvons concevoir notre événement pour répondre aux besoins de ce qu'ils recherchent.


D'accord, je comprends ce que vous dites. Mais si nous le rendons un peu plus concret. Comment captons-nous les données ? Et à partir de là : comment le traduisons-nous ensuite, comme vous l'avez dit, en utilisant les données pour créer de meilleurs événements ?


Les organisateurs d'événements l'utilisent actuellement de plusieurs manières.

Donc, évidemment, nous avons parcouru un long chemin avec la technologie événementielle. Il existe de nombreuses plateformes intéressantes, qui permettent désormais de poser les questions lors de l'inscription des participants. La première étape consiste donc à vous procurer un outil d'inscription à un événement vraiment puissant.


La deuxième étape sera votre CRM. Et idéalement, votre CRM se connecte à votre outil d'inscription à l'événement. Nous avons donc ce processus automatisé. De nombreuses plateformes événementielles de qualité proposent également des appels et des opportunités de sonder vos participants. Tout au long de l'expérience événementielle.


Ce qui, auparavant, nous reposait souvent sur une enquête de suivi. Soyons honnêtes : combien de personnes terminent réellement ?

Je pense donc qu'il est vraiment important de ne pas simplement collecter les données au début de votre expérience d'événement, dans le processus d'inscription. Mais tout au long de ce parcours client. Grâce aux sondages. Par des questions supplémentaires. Par le biais, bien sûr, d'une enquête post-événement. Mais alors, lorsqu'il s'agit d'utiliser réellement ces données, c'est la puissance de votre CRM.

Alors, comprendre...


Ainsi, à titre d'exemple, notre équipe utilise Infusionsoft. Et grâce à un certain nombre de balises, qui sont automatisées via notre plate-forme d'événements, nous nous efforçons. Nous n'envoyons pas de courriel à quelqu'un au sujet d'un événement à Toronto, qui vit à New York. Vous savez, nous n'envoyons pas d'e-mails à quelqu'un qui est entrepreneur, à propos d'un événement qui est lié à, dans notre cas, nous travaillons avec des femmes d'affaires.


Ainsi, grâce à une série de balises et à une série de gestions correctes de vos données, vous pouvez vous assurer que toute votre communication marketing est super ciblée.


Le plus grand défi que je vois dans ce monde d'événements virtuels actuel est...


Vous savez, à chaque fois que quelqu'un s'inscrit à un événement virtuel : combien d'e-mails recevez-vous, suite à cet événement ? Il y a juste, vous savez, ces puissantes machines de, parfois, de faux tags qui vous envoient constamment des e-mails. Je dirais donc qu'en tant qu'organisateur d'événements, vous devez être très ciblé. Et concentrez-vous sur les besoins de vos clients.

Nous avons donc les données enregistrées et traitées à partir de votre outil d'inscription à l'événement. Vous le transmettez à votre CRM. Et puis il y a aussi un certain nombre d'autres suppléments que vous pouvez utiliser pour mieux connaître votre client. Et je dirais que l'un de ces moyens est en fait une connexion en personne. Donc même si...


Et je vais vous donner un exemple de ce que nous faisons au sein de notre communauté de membres. WNORTH est donc une adhésion mondiale. Ils organisent plus de cinquante événements par an et une conférence annuelle. Et tout au long du processus d'obtention ou d'intégration d'un nouveau client, non seulement notre système capture des données. Mais nous leur offrons la possibilité d'avoir un appel en tête-à-tête. Ne pensez donc pas que les données ne concernent que la saisie dans un ordinateur. Il existe un moyen puissant de...


Et c'est soit moi, soit l'un des membres de mon équipe qui passera un appel de quinze minutes. Et ils seront dans Infusionsoft en ajoutant des notes et des balises en fonction de cette conversation. Donc, ne pas déconnecter la connexion humaine des données, c'est une pièce vraiment importante. Parce que maintenant, il y a des étiquettes associées à ce client en particulier qui disent : lorsque vous rapportez la conférence WNORTH 2022, je veux que le premier obtienne un billet. Et nous savons maintenant cela à propos de cette personne, nous les avons donc étiquetées de manière appropriée. Devinez quoi : lorsque les billets seront mis en vente, ils recevront un e-mail qui leur indiquera précisément : vous vouliez être le premier informé et nous y sommes.


Je trouve que c'est une histoire intéressante à propos de ce marquage. Parce que le marquage est un moyen très simple d'obtenir beaucoup de données sur une personne. Mais comment, en tant que planificateur, définissez-vous les catégories de balises. Parce que vous avez déjà mentionné que vous avez un tag pour les prochains événements. Peut-être pour certains intérêts. Mais quel type de balises utilisez-vous ?


Nous avons pas mal de balises. Mais nous les catégorisons. En géographie. Dans les intérêts commerciaux. Dans les milieux professionnels.


Ainsi, dans le cas des entrepreneurs, les femmes d'affaires sont l'une de celles que nous utilisons pour WNORTH. Nous aurons également...

Parce que nous organisons des cours. Nous organisons des événements en personne. Nous organisons des événements virtuels. Il y a plusieurs poches différentes. Et ce que nous savons de ces participants virtuels, c'est qu'ils sont en fait un personnage légèrement différent d'un participant en personne.


Ainsi, environ 75 % des personnes se rendront à un événement de réseautage virtuel. Apprendre. Seulement 25 % iront au réseau. Le contraire pour en personne. 75% iront à un événement en personne pour le réseautage et seulement 25% pour apprendre.

Ainsi, bien que vous ayez des participants qui assisteront aux deux, ils y assistent pour différentes raisons. Je vous recommande donc vivement de marquer vos participants qui se rendent à des événements en personne et qui se rendent au virtuel. Parce qu'ils sont différents. Et ils devraient être commercialisés différemment.


Je peux vraiment voir que cette façon de travailler, surtout si vous travaillez pour une organisation comme celle-ci, où vous avez des événements répétitifs, etc., ces données peuvent être très précieuses pour le marketing de vos prochains événements. Est-ce également le cas si vous organiser un événement ponctuel ? Peut-être même disons : un mariage ou quelque chose comme ça. Est-il, également dans ce cas, toujours très intéressant de collecter des données ? Ou est-ce moins important dans cette situation ?


Je pense que c'est toujours important. Je vais utiliser un exemple d'événement pour la première fois. Disons que c'est un marché artisanal. Et vous avez...

C'est votre premier événement. Vous avez deux cents vendeurs. Cela peut représenter une énorme quantité de travail et vous pouvez ou non le refaire. Mais il est vraiment important de conserver ces données. Parce que, dans le cas bien sûr, si vous le faites à nouveau, ou dans le cas de, si vous êtes dans un poste ou prévoyez pour une autre organisation, où vous pourrez peut-être soutenir dans ce domaine, il est toujours vital d'avoir cette information .


La façon dont vous l'utilisez peut être différente.


L'une des choses que j'ai souvent vues, pour les petites organisations, qui ne disposent peut-être pas d'un outil CRM puissant, est de vraiment tirer parti des médias sociaux. Que ce soit Instagram ou LinkedIn ou...


Vous savez, l'une des plates-formes d'invitation à des événements les plus puissantes à l'heure actuelle est LinkedIn. Ils ont, il y a environ un an, lancé la possibilité d'y organiser des événements. Et si vous organisez un atelier ponctuel, que vous devenez simplement un coach ou quoi que ce soit, les événements LinkedIn sont un moyen puissant de pouvoir inviter toutes ces personnes. Conservez ces informations. Si vous organisez un autre événement sur LinkedIn, LinkedIn se souvient qui est allé à votre dernier événement et vous pouvez les inviter facilement.

Donc, pour ne pas dire que vous devez avoir un CRM du tout. Il existe d'autres moyens, en gérant votre réseau sur les réseaux sociaux, de conserver ces informations également.


Au début de l'interview, vous avez déjà mentionné quelque chose concernant la réalisation d'enquêtes après l'événement. Et je comprends que vous disiez : le moment le plus critique pour recueillir des informations sur vos participants est avant l'événement. Mais aussi après l'événement, il est important de savoir : qu'en ont-ils pensé ? Qu'est-ce qui pourrait être amélioré ? Ce genre de trucs.


Quelle est la meilleure façon d'aborder cela? Y a-t-il des pièges à éviter ? Comment feriez-vous cela?


J'ai commencé à faire beaucoup plus d'enquêtes médiatiques. C'est-à-dire que certaines de ces plateformes d'événements, et même Zoom, vous permettent de faire un sondage, un contrôle rapide de la température juste après vous être déconnecté de l'événement. Et nous avons eu le plus de succès avec ceux-ci. Parce qu'ils sont rapides. Ils sont juste là. Vous connaissez vos commentaires parce que cela vient de se produire.

Donc, numéro un, je le recommanderais. Permettre cela dans votre pratique. Et puis, vous avez 100% raison, obtenir ce retour d'information après l'événement est essentiel en ce moment.


Et comme je l'ai mentionné : les gens sont très pointilleux sur ce qu'ils fréquentent ces jours-ci. Nous avons tous la fatigue du Zoom et si nous allons à un événement virtuel, il vaudrait mieux que ce soit bien. Donc, rassembler ces informations sur le déroulement de cet événement, afin que vous puissiez l'améliorer la prochaine fois est également très critique.


Vous avez mentionné auparavant que dans le processus d'intégration, vous appelez en fait les gens.

Vous faites de même après un événement ? Si, par exemple, vous obtenez un retour d'information, la température est très basse. Que tu appelles et dis : oh, tu n'as pas aimé, peux-tu en dire plus ? Ou est-ce un pas de trop ?


Oui.


Donc, non, ce que nous faisons principalement, c'est avec nos membres. Lorsque nous avons une annulation sur notre adhésion. Ou une annulation d'un billet, en fait, un billet d'événement, nous le ferons. Nous leur poserons donc quelques questions, par courrier électronique. Et nous leur donnons la possibilité de sélectionner un appel.

Il est un peu plus difficile de joindre quelqu'un. Donc, nous posons souvent juste quelques questions de suivi. Mais oui, c'est certainement une bonne pratique de nourrir non seulement les bons contacts, mais aussi ceux potentiellement expirés.


Oui, parce que je peux imaginer que c'est un moment dans le temps où vous pouvez obtenir beaucoup d'informations précieuses. Au moins pour sauver les autres membres.


Exactement, oui.


Nous parlons maintenant des participants. D'un événement.

Mais il y a beaucoup d'autres parties impliquées. Je pense aux conférenciers, aux fournisseurs, peu importe. Est-il également important de faire quelque chose avec les données les concernant ?


Définitivement. Alors, vous savez, sponsors et fournisseurs et partenaires...

Dans de nombreux mondes d'organisateurs d'événements, nous ne leur avons pas nécessairement tous parlé. Au cours des deux dernières années, disons. Donc, je pense qu'il est vraiment important de ne pas seulement rassembler et garder ces données à portée de main. Mais aussi pour le mettre à jour. Et passer par ce qui peut être un processus quelque peu douloureux. Mais un peu de gestion des contacts. Donc si vous avez des fournisseurs, vous avez des sponsors...


Cela fait deux ans. Il y a eu du roulement dans de nombreuses organisations. Ne présumez donc pas que votre liste de prospects, à l'intérieur de votre CRM, d'il y a deux ans et demi, est à jour. Et donc je dirais : c'est le bon moment, surtout si vous avez du soutien, pour entrer et mettre à jour ces listes. Utilisation de LinkedIn. Utiliser de bons appels téléphoniques à l'ancienne. Pour vous assurer d'avoir les bons contacts. Parce que ce qui pourrait arriver, alors que nous commençons à émerger et que nous commençons à retourner aux salons, nous commençons à retourner aux conférences, c'est que nous pensons avoir cette liste de tous nos sponsors ou de tous nos exposants, mais tous les e-mails rebondissent de retour et tout le monde est passé à autre chose. Je pense donc que ce qui est vraiment important avec ce public particulier, c'est de s'assurer que vous avez le bon décideur en ce moment.


Pendant que j'y pense en ce moment, maintenir les mises à jour sur toutes ces données est un gros travail.

Mettez-vous quelqu'un en charge de cela? Ou est-ce vraiment un travail d'équipe ? Travailler, tous ensemble, pour maintenir les données à jour.


Je pense que c'est un travail d'équipe. Nous sommes une petite entreprise. Et nous garderons toute notre gestion des données en interne. Donc, en termes d'équité envers l'équipe, c'est dans différentes timoneries.


Par exemple, notre membre de l'équipe qui est en charge du parrainage prendrait en charge la mise à jour de la liste des prospects parrainés. Et moi, souvent, je travaillerai dans une sorte de capacité de vente, pour des organisations. Pour amener des participants de leurs organisations. Et ce serait, en quelque sorte, mon assiette.


Donc je dirais que cela dépend de l'organisation. Pour les petites entreprises, il s'agit peut-être davantage d'un effort d'équipe. Et c'est certainement quelque chose que vous devez considérer. Que vous le fassiez en interne ou que vous le sous-traitiez.


Oui et ayez au moins l'état d'esprit de savoir que c'est vraiment important et que vous devez vous concentrer sur cela. Sinon vous vous retrouverez avec une liste, effectivement, au bout de deux ans qui n'est plus exacte.


Peut-être comme dernière question. Nous avons déjà abordé le sujet de la technologie événementielle. Et cette technologie événementielle évolue également pour nous aider à gérer de plus en plus les données. L'IA, l'apprentissage automatique, toutes ces choses arrivent à notre rencontre.

Pour vous, si vous regardez l'année prochaine, quels sont les points de focalisation ou les tendances qui seront importants ? En ce qui concerne les données d'événement.


Nous verrons l'émergence réelle d'événements hybrides. Et nous verrons une continuation des événements virtuels.

Mais je pense que cette année prochaine sera vraiment l'hybride. Et même si la composante en personne ne compte que cinquante personnes, ce sera ce qu'elle sera. Mais je pense qu'en ce qui concerne les données, il s'agira de comprendre vos différents publics et où ils en sont.

Par exemple : en utilisant les données que vous collectez lors de vos inscriptions et en séparant presque le participant virtuel du participant en personne. Et j'ai vu cette tendance se poursuivre, car il existe en fait une stratégie marketing différente. Et il existe une campagne de marketing par e-mail différente, destinée aux participants virtuels par rapport aux participants en personne. Je pense donc que 2022 consistera à comprendre exactement à quel public vous vous adressez. Virtuel contre en personne. Et en parlant leur langue.


C'est très intéressant. Et je pense que tu as tout à fait raison. C'est ce sur quoi nous devons nous concentrer.


Heather, je tiens vraiment à vous remercier pour votre temps et pour le partage de ces idées avec notre public.


Eh bien, merci de m'avoir invité Kevin. Ce fut un plaisir d'être dans l'émission.


Et vous, chez vous, merci d'avoir regardé notre émission. J'espère vous voir la semaine prochaine.

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