Lorsque nous, professionnels de l'événementiel, sommes pressés par l'urgence de la planification et soumis à la pression d'une liste interminable de tâches logistiques, nous risquons de négliger certaines des techniques de conception de réunions les plus intéressantes.
Nous avons tendance à nous limiter aux formats déjà connus (comme les tables rondes ou les conférences plénières) afin d'éviter la complexité liée à la gestion de dynamiques nouvelles et inhabituelles. Mais en privilégiant la sécurité, nous privons souvent nos participants d'expériences enrichissantes qui pourraient apporter bien plus que les mêmes présentations habituelles.
Une session avec des experts fait partie de ces formats de réunion qui requièrent une planification plus minutieuse. Cependant, elle peut offrir des résultats exceptionnels, tant pour vous que pour vos invités.
Mais avant toute chose : qu’est- ce qu’une session d’experts ? Dans le cadre d’un événement, une session d’experts désigne une séance dynamique de 60 minutes qui présente un sujet (expliqué par un expert) et implique l’ensemble du public (généralement restreint) dans le processus d’identification du problème, puis de recherche d’une solution.
Ce qui est formidable avec ces sessions d'experts, c'est l'énergie et l'engagement qu'elles suscitent. Les participants sont des co-créateurs actifs du récit et peuvent librement partager leur expertise. De plus, cette technique apporte une valeur ajoutée considérable, car les participants apprennent des solutions pratiques et sont capables de les mettre en œuvre immédiatement.
Ces sessions d'experts offrent un parfait équilibre entre théorie et pratique, rendant l'expérience extrêmement enrichissante. Vous pouvez facilement les intégrer entre les conférences plénières ou en parallèle. Voici quelques autres points à prendre en compte pour l'intégration de sessions d'experts au programme de votre événement :
Étape 1. Créer un espace à l'intérieur de l'espace
Pour dynamiser le format traditionnel de transmission des connaissances, il est toujours intéressant d'expérimenter avec l'espace lui-même. Les espaces gonflables constituent une excellente option pour les sessions d'experts. On peut créer un espace dédié au sein de l'espace commun, en gonflant par exemple une petite (ou plus grande) pièce, où les participants peuvent s'isoler confortablement du reste de l'environnement et se concentrer pleinement sur la dynamique de la session.
Ces salles de réunion informelles sont idéales pour créer une ambiance plus intime, car elles peuvent être installées en quelques minutes et même éclairées différemment des autres salles de l'établissement. Cet « espace dans l'espace » permettra aux participants de changer d'état d'esprit en entrant dans une dynamique différente et en vivant une atmosphère totalement atypique par rapport au reste de l'événement.
Étape 2. Mettre en place différentes techniques d'interaction
Pour que les sessions d'experts soient réussies, il est essentiel de favoriser l'interaction entre les participants et avec le contenu. Différentes techniques d'interaction peuvent être utilisées. Par exemple, il est crucial de séparer les groupes dès l'entrée. Lorsque les participants commencent à arriver, veillez à séparer les groupes d'amis et à les installer à des tables différentes. Cela les encouragera à faire de nouvelles rencontres et à interagir avec des personnes qu'ils ne connaissent pas.
Une autre stratégie possible est le partage en binômes. Pendant la session avec l'expert, vous (ou le modérateur ou l'intervenant) poserez quelques questions pour susciter le débat. Afin de favoriser les échanges, formez des binômes et demandez-leur de partager leurs points de vue.
Étape 3. Établir un script dynamique
Ce qui est formidable avec les sessions d'experts, c'est leur dynamisme. Pour en faire une expérience enrichissante, il vous faudra concevoir un déroulement spécifique, structuré en plusieurs parties. Par exemple, vous pourriez prévoir 5 minutes d'échanges, puis 10 minutes pour l'animateur, et enfin 5 minutes pour la première partie de l'intervention de l'expert.
Ensuite, consacrez les 10 minutes suivantes aux débats et aux échanges en groupe. Puis, prévoyez une nouvelle intervention de l'orateur et un autre temps de parole pour la modération, et ainsi de suite. L'objectif est d'éviter un exposé ennuyeux et monotone. La participation de tous est essentielle et l'ambiance doit être la plus dynamique possible.
Étape 4. Amener les gens à travailler ensemble
Lors de la conception du script, prévoyez 15 à 20 minutes pour la participation des intervenants. Ce temps doit inclure la phase de questions posées par l'animateur ou l'intervenant afin d'alimenter la réflexion collective (trois questions étant l'idéal). Il est également important d'anticiper le temps nécessaire aux participants pour échanger et rechercher des solutions ou des réponses. Enfin, ils doivent avoir la possibilité de partager leurs idées ou solutions avec le groupe.
Étape 5. Allier théorie et conseils pratiques
Bien qu'elle soit intitulée « Séance d'experts », cette dynamique ne doit pas se limiter à la théorie. L'avantage de cette activité enrichissante est que les participants reçoivent des recommandations et des conseils pratiques qu'ils peuvent appliquer immédiatement.
Veillez donc, lors de la conception du script et de la préparation du dossier, tant pour l'expert que pour le modérateur, à trouver un équilibre entre la théorie et les solutions pratiques que vos invités recevront.
Réflexions finales
Il n'est pas toujours facile d'introduire de nouvelles dynamiques lors de la planification d'un événement. Cependant, en proposant à vos participants de nouveaux types de sessions et d'opportunités d'interaction, vous leur offrez une expérience totalement différente du contenu, et ils pourraient bien repartir avec une meilleure compréhension des sujets abordés.
En gardant ces étapes à l'esprit, lancez-vous le défi d'organiser une session avec un expert pour votre prochain événement. Bonne chance !
