Vous pensez qu'organiser un événement est la chose la plus compliquée au monde ? Essayez donc d'en organiser un à l'étranger ! Qu'il s'agisse d'une conférence, d'un festival ou d'un événement de réseautage, la gestion d'un événement international exige une expertise et des performances supérieures.
C'est beaucoup plus de travail et beaucoup moins sûr. En plus de devoir s'adapter à des environnements inconnus et gérer le stress supplémentaire, vous devrez faire face à de nombreux défis. De la compréhension des usages commerciaux locaux à l'obtention d'aide concernant la TVA, l'incertitude risque de miner votre confiance en vous et de vous paralyser.
Cependant, rien n'est plus important, et pourtant plus complexe, que de trouver des prestataires de confiance. Lorsque vous organisez des événements locaux (dans votre ville ou votre pays), vous avez un avantage certain car vous disposez déjà d'une liste de fournisseurs fiables. En revanche, pour un événement à l'étranger, vous devez consacrer beaucoup de temps à la recherche de prestataires fiables : lieu, traiteur, audiovisuel, décoration, consultants en communication, photographes, graphistes, etc.
Il vous incombe de constituer une base de données performante de prestataires événementiels. Cette tâche comporte donc un risque d'erreurs multiples susceptibles de compromettre tous vos efforts. Pour éviter cela, voici une liste d'erreurs à éviter lors de la recherche de prestataires internationaux :
Erreur n° 1 : Ignorer les conseils des experts locaux
L'une des plus grandes erreurs des organisateurs d'événements internationaux est de sous-estimer l'expertise locale. Certes, ils possèdent une connaissance approfondie de l'événementiel et du marketing. Cependant, ils ont tendance à croire, à tort, que cela signifie qu'ils sont également experts en la matière dans des destinations qu'ils ne connaissent pas. Or, c'est tout le contraire.
Réfléchissez à votre propre situation. Diriez-vous que vous connaissez bien une autre ville, notamment sa culture, ses lois et ses coutumes locales ? Si vous n’y avez jamais vécu ni organisé d’événements, il y a fort à parier que votre compréhension de la réalité y est très limitée. Se considérer comme un expert d’une ville inconnue peut engendrer de nombreux problèmes, comme celui de faire appel à des prestataires événementiels de piètre qualité.
L'expertise locale joue un rôle essentiel en servant d'intermédiaire entre les organisateurs et la destination. C'est pourquoi, avant de planifier un événement international, la première étape consiste à nouer un partenariat avec des experts locaux et à tirer pleinement parti des infrastructures disponibles.
Erreur n° 2 : Mauvaise communication de vos besoins liés à l'événement ou au marketing
Si vous ne connaissez pas vos besoins précis ou si vous ne savez pas comment les exprimer, vous risquez de rencontrer des problèmes de communication. Vous pourriez penser être clair alors qu'en réalité, votre message est confus, mal interprété ou mal compris. Pour éviter cela, vous devez détailler chaque aspect de votre planification et vérifier toutes les communications, en ligne comme en face à face, avec les prestataires. Au besoin, reformulez vos propos et demandez des confirmations. Ne craignez pas de paraître incompétent. L'important est de trouver des prestataires internationaux capables de répondre à tous vos besoins en matière d'organisation d'événement.
Erreur n° 3 : Ne pas demander au fournisseur ses antécédents ou son expérience en matière d’événements similaires.
Avant de choisir un prestataire événementiel international, assurez-vous qu'il possède une solide réputation et des références solides attestant de son expertise. Cependant, pressé par le temps ou pour d'autres raisons, vous pourriez négliger cette étape en vous disant : « Ça ira. » Cette attitude pourrait engendrer de sérieux problèmes par la suite. Et si ce prestataire était un escroc ? Ou s'il n'avait aucune expérience dans l'événementiel et ne pouvait pas répondre à vos attentes ? Vérifiez toujours attentivement le portfolio du prestataire et, si possible, demandez des références ou des avis d'autres clients (internationaux).
Alors, avant de vous engager auprès d'un nouveau fournisseur, consultez les avis sur eventplanner.net.
Erreur n°4 : Limiter vos échanges avec les prestataires de l’événement aux seuls courriels.
Il est toujours tentant de tout gérer par téléphone ou par courriel. Pourquoi se donner la peine de réserver un billet et de se rendre à l'étranger pour organiser son événement alors qu'on peut tout faire depuis son bureau ? Erreur. Quelle que soit la qualité de votre communication avec vos prestataires, il y a toujours des points à vérifier sur place. Par exemple, les photos ne suffisent pas pour bien appréhender la capacité d'une salle : il faut la voir de ses propres yeux. De même, on ne peut pas se fier uniquement à la qualité du traiteur sans avoir goûté les plats. Prenez le temps de rencontrer vos prestataires en personne. Vous ne le regretterez pas.
Erreur n° 5 : Ne pas prêter suffisamment attention aux contrats ou aux conditions d’annulation.
C'est cette erreur qui peut vous causer de sérieux ennuis. Négliger les détails du contrat et les responsabilités des prestataires événementiels peut engendrer de graves problèmes juridiques. C'est pourquoi il est essentiel de bien comprendre la législation locale et les usages commerciaux. Au besoin, n'hésitez pas à solliciter l'aide d'experts locaux, voire d'un avocat.
Notre logiciel événementiel inclut une gestion dédiée des fournisseurs, vous permettant ainsi de suivre de près chaque contrat.
Réflexions finales
Organiser un événement international, c'est jouer dans la cour des grands. Les responsabilités et les difficultés se multiplient, et le risque d'erreurs augmente. Cependant, en restant attentif aux erreurs potentielles et en s'efforçant de les éviter, vous vous rapprochez indéniablement de la réussite de votre événement.
