Si vous souhaitez que votre événement commence par un fiasco, imposez à vos participants des files d'attente interminables et des procédures d'enregistrement stressantes. Également appelée accréditation, l'inscription à l'événement désigne l'accès que vous accordez (par exemple, en délivrant des badges) à votre événement et à certaines zones spécifiques.
Comme l'écrit Kevin Van der Straeten dans son ouvrage EVENTPLANNER, votre système d'accréditation n'est pas une simple formalité, mais un élément essentiel de la planification opérationnelle de votre événement. Il doit être intégré dès le départ à votre plan de site, votre budget et le déroulement de l'événement. Le système le plus adapté dépend entièrement de la nature de votre événement : qui a besoin d'accéder à quoi, où et quand ? Différentes zones, différentes personnes, différents niveaux d'autorisation : tout doit être anticipé, avec des politiques, des supports et une formation du personnel adéquats avant l'ouverture des portes.
Une procédure d'accueil mal gérée peut donner une première impression négative à vos participants, et ce, pour de mauvaises raisons. Une entrée lente ou chaotique instaure une ambiance tendue, même si le reste de votre événement est réussi. À l'inverse, une procédure bien gérée permet à vos invités d'arriver en douceur, se sentant accueillis et bien organisés dès leur premier instant.
Pour vous assurer de faire partie de ce deuxième groupe, voici les conseils dont vous avez besoin pour mettre en place un système d'enregistrement efficace.
Conseil n° 1 : Encouragez les participants à imprimer leur badge avant l’événement.
Les longues files d'attente surviennent lorsque l'identification et l'accréditation de chaque personne prennent plus de temps que nécessaire. Imaginez : le participant se présente au guichet d'accueil, s'identifie, attend que vous imprimiez et pliiez son badge, puis accède au lieu de l'événement. Bien entendu, pour accélérer cette procédure, il est facile d'installer plusieurs guichets d'accueil.
Il existe cependant une autre astuce (qui permet de réduire les coûts de personnel) : encouragez vos participants à imprimer leur badge avant l’événement. Munis de leur badge, ils pourront accéder directement au lieu de l’événement ou se présenter au point d’accueil pour récupérer leur pochette de badge et leur sac de bienvenue. Cela réduira le temps d’attente et assurera une circulation fluide des invités. Pour inciter vos participants à imprimer leur badge à l’avance, vous pouvez préciser que l’impression sur place entraînera des frais supplémentaires.
Conseil 2. Mettez en place un système d'enregistrement automatisé.
Au lieu d'installer plusieurs guichets d'accueil à l'entrée, vous pouvez mettre en place un système d'accréditation automatisé. Par exemple, vous pouvez installer des bornes d'enregistrement qui identifieront les participants et imprimeront leurs badges instantanément. Pour faciliter le processus, informez les invités qu'ils devront télécharger leur code QR personnel.
Ils se présenteront ensuite à la borne d'enregistrement, scanneront le code et recevront leur badge. Il est bien sûr recommandé de prévoir une assistance ; si vous optez pour les bornes d'enregistrement automatique, veillez donc à désigner quelques bénévoles pour accompagner les participants tout au long du processus.
Conseil 3. Établissez plusieurs lignes de flux.
Pour une gestion efficace des arrivées, il est essentiel de prévoir plusieurs entrées et des flux de circulation variés. Pour les événements de grande envergure, privilégiez les lieux disposant de nombreux escaliers mécaniques et points d'accès. Cela accélérera la procédure d'accréditation et réduira le temps d'attente avant l'entrée.
Conseil 4. Fournissez des badges avec des codes spéciaux
Selon le type d'événement et ses objectifs, la procédure d'enregistrement peut se poursuivre après la procédure d'accréditation générale. Par exemple, si vous organisez un salon professionnel, certains participants auront accès aux sessions de formation, tandis que d'autres n'y auront pas accès, selon leur profil.
Dans ce cas, vous devrez désigner des personnes chargées de vérifier l'identité de chaque participant avant de lui donner accès à l'espace de formation. Pour accélérer cette procédure, assurez-vous que les badges comportent des codes spécifiques indiquant les droits d'accès de chaque participant. Les bénévoles pourront ensuite scanner les codes des participants souhaitant intervenir lors des sessions de formation.
Conseil n° 5 : Envisagez d’adopter la technologie de reconnaissance faciale.
Bien que récente et encore peu répandue dans l'événementiel, la reconnaissance faciale façonnera l'avenir des procédures d'accueil. Grâce à diverses technologies biométriques, un système de reconnaissance faciale identifiera automatiquement les participants. Ceci permettra d'accélérer l'accréditation et de fluidifier leur circulation.
Conclure
L'un des premiers contacts avec l'environnement de l'événement est le point d'accueil. C'est pourquoi il est important d'offrir à vos participants une expérience d'accréditation simple et rapide, sans longues files d'attente ni procédures d'identification complexes.
