Établir la liste des invités pour un événement (d'entreprise) prend du temps. Or, les erreurs sont impardonnables. Oublier quelqu'un est impardonnable.
Pour établir la liste des invités, sollicitez l'aide des autres services (ou de vos proches pour une réception privée). Contactez les services marketing, ventes et achats. N'oubliez pas vos prospects ! Si vous organisez un événement interne, prenez contact avec le service des ressources humaines.
De plus, respectez votre public cible prédéfini. Vous avez déjà indiqué les critères de sélection, par exemple, qui sont vos clients fidèles et qui ne le sont pas. Sinon, votre liste d'invités s'allongera rapidement, ce qui risque de peser sur votre budget.
Quelques conseils supplémentaires :
- Lors de la planification d'un événement interne, pensez également aux retraités, aux employés à temps partiel, aux indépendants et, éventuellement, aux anciens employés de votre entreprise. N'oubliez pas vos employés : personnel d'entretien, personnel logistique, etc.
- Par exemple, votre usine a-t-elle été entièrement rénovée ? Invitez les riverains et les autorités locales à venir la visiter. Ils ont peut-être subi des désagréments pendant les travaux. Vous pourrez ainsi les remercier de leur compréhension. Une communication ouverte permet également d’éviter bien des ressentiments et la propagation de fausses informations.
- Vous pouvez également aborder les groupes d'action de cette manière. Un aperçu des coulisses dans une ambiance détendue peut s'avérer très efficace.
- Certains organisateurs tiennent une liste d'invités de secours. Il s'agit d'une liste de personnes qu'ils peuvent inviter pour remplacer les invités principaux si ces derniers ne peuvent pas assister à l'événement. Cela peut s'avérer utile, par exemple, lors de l'organisation d'une conférence où l'on souhaite remplir la salle.
Personnalisez au maximum la formule de salutation de l'invitation, tout en veillant à l'exactitude des informations (titre, noms et sexe). Une erreur donne une impression de manque de professionnalisme et est rédhibitoire. Évitez les sujets personnels difficiles. N'invitez pas un collègue récemment deuil à venir accompagné de son conjoint. À ce niveau, il est impossible de vérifier les informations concernant les personnes extérieures, mais en interne, de telles erreurs sont impardonnables. Par conséquent, en fin d'entretien, n'hésitez pas à consulter une dernière fois le responsable du recrutement pour une vérification finale.
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