Établir un budget est une tâche complexe où il est facile d'oublier une dépense. La liste ci-dessous, qui n'est certes pas exhaustive, vous aidera à élaborer un budget aussi détaillé et complet que possible.
L'élaboration d'un budget est un processus continu. Il est préférable de commencer par une estimation approximative, avant de demander des devis. Ainsi, vous pouvez immédiatement vérifier la pertinence de votre proposition. Vous ajustez ensuite systématiquement le budget provisoire au fur et à mesure que vous recevez des devis ou que vous pouvez établir une estimation plus précise.
Votre budget est-il trop élevé ? Dans ce cas, examinez chaque poste de dépense un par un et voyez s’il existe des alternatives moins coûteuses ou si vous pouvez réduire certaines dépenses, sans jamais compromettre la qualité. Vous pouvez également envisager un parrainage pour augmenter le budget de votre événement. Un partenariat avec une autre entreprise ciblant le même public peut aussi être une solution. Vous pourrez alors partager les coûts.
Conseil de pro ! Utilisez le
eventplanner.net pour établir votre budget et en suivre facilement l’évolution.
Liste de contrôle du budget de l'événement
Communication
❐ Site Web
❐ Imprimés
❐ Marketing
❐ Application mobile
❐ Réseaux sociaux
❐ Billetterie (coûts fixes ou commission ?)
❐ …
Emplacement/tente
❐ Location de chambre
❐ Vestiaire
❐ Scène/piste de danse
❐ Mobilier, tribune…
❐ Ameublement et décoration
❐ Vestiaires
❐ Signalétique
❐ Frais de stationnement
❐ Toilettes (n'oubliez pas les préposés aux toilettes)
❐ Chauffage/climatisation
❐ Nettoyage
❐ ...
Restauration
❐ Traiteur
❐ Boisson
❐ Restauration de l'équipage
❐ Couverts, verrerie, vaisselle, linge de table
❐ Bars, buffets…
❐ ...
Remplissage
❐ Divertissement
❐ Modérateurs et intervenants
❐ Activités (ateliers...)
❐ Divertissement pour enfants
❐ Musique
❐ Droits d'auteur : Sabam (B) ou Buma (NL)
❐ ...
soutien audiovisuel
❐ Projection
❐ Écrans plasma et LCD
❐ Microphones
❐ Système audio
❐ Installation d'éclairage
❐ Capture vidéo ou reportage photo
❐ Effets spéciaux (feux d'artifice, neige...)
❐ Réseau Wi-Fi
❐ Événements hybrides (diffusion en direct…)
❐ ...
Personnel
❐ Responsable(s) de salle et d'événement
❐ Coordinateur de sécurité
❐ Hôtesses
❐ Préposés au stationnement
❐ Sécurité
❐ Équipe de premiers secours
❐ Machinistes/techniciens
❐ Personnel de restauration (serveurs...)
❐ Personnel des vestiaires et des toilettes
❐ Interprètes/traducteurs
❐ ...
Divers
❐ Frais de port
❐ Cadeaux
❐ Transport (VIP)
❐ Frais d'hôtel
❐ Permis et assurance
❐ Tout dommage ou vol
❐ Électricité, eau…
❐ Traitement des déchets
❐ Logistique
Coûts organisationnels (internes et externes)
TVA et taxes
Coûts imprévus
(prévoir 10 %)
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