Le monde du spectacle ne se résume pas à trouver de bons artistes. Il faut aussi tenir compte de nombreux aspects pratiques. De quelles autorisations avez-vous besoin ? Que faire si un artiste annule à la dernière minute ?
Avez-vous vraiment pensé à tout ? Nous vous aiderons à y voir plus clair grâce à cette « checklist divertissement » tirée du livre EVENTPLANNER :
- Les animations doivent figurer au programme. Indiquez clairement les horaires de début et de fin des prestations, ainsi que les éventuelles pauses. Précisez qui accompagne les artistes et qui se charge de l'installation, du démontage, de la logistique, des balances, etc.
- Demandez toujours aux artistes leurs spécifications techniques afin de connaître l'infrastructure nécessaire. Avez-vous besoin d'une scène ? Quelles dimensions doivent-elles avoir ? Fournissez-vous le matériel audiovisuel ou est-ce à l'artiste de s'en charger ? Et les instruments ?
- Outre les spécifications techniques, vous recevrez également une fiche technique de la part de nombreux artistes. Celle-ci contient les souhaits et exigences personnels de l'artiste et de son équipe. Par exemple, certains artistes demandent des plats ou des boissons spécifiques, un espace détente, une douche, etc.
- Certains spectacles nécessitent une alimentation électrique robuste. Vérifiez si l'infrastructure de la salle est suffisante et, si nécessaire, louez un groupe électrogène.
- Avoir un bon plan A, c'est bien, mais seulement si tout se passe bien. Anticipez les changements et prévoyez des solutions de rechange. Ainsi, vous pourrez gérer la pluie, les pannes de courant et les artistes malades. Discutez avec les artistes engagés de ce qui se passe en leur absence et stipulez clairement cela dans le contrat.
- Demandez en temps utile les autorisations nécessaires en cas de nuisances sonores potentielles. Informez Sabam (Belgique) ou Buma (Pays-Bas) lors de la planification d'intermèdes musicaux et convenez de la personne qui gérera les droits d'auteur.
- Pensez également à la sécurité. Pour un spectacle avec des artistes de renom, assurez-vous d'un accompagnement et d'une sécurité sans encombre jusqu'à la scène. Pour les vedettes (inter)nationales, des mesures de sécurité supplémentaires peuvent s'avérer nécessaires dans et autour de la salle.
- Discutez de la possibilité de prolonger les représentations. Rien n'est plus frustrant que de devoir interrompre brutalement un numéro alors que l'ambiance est vraiment au rendez-vous. Quelles sont les options et les coûts ? Comment une éventuelle prolongation s'intégrerait-elle à votre planning ?
- Déterminez qui sera responsable des tenues des artistes. Par exemple, vous pouvez étendre le thème de l'événement aux vêtements des accompagnateurs et des artistes. Discutez des différentes possibilités avec eux.
- Veillez à prévoir suffisamment de loges pour que les artistes puissent se changer ou se détendre. Pensez à installer des portants, des miroirs, de la nourriture et des boissons. Le cas échéant, demandez-leur s'ils acceptent de partager les loges.
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