Entrez dans presque n'importe quelle conférence à seize heures et regardez le programme affiché au mur. Puis regardez l'horloge. L'écart entre les deux dépasse rarement vingt minutes, et personne dans la salle n'en est surpris.
Les retards sont si courants lors des événements que nous avons cessé de les considérer comme un échec. Pourtant, c'en est un, et il coûte assez cher : la conférence de clôture se déroule devant une salle dont la moitié des personnes est déjà en route vers le parking, le verre de réseautage passe d'une heure à trente-cinq minutes, et les personnes qui ont organisé leur retour en train en fonction de l'heure de fin publiée le ratent, ce qui est la dernière chose dont elles se souviendront de votre événement.
Le plus gênant, c'est que les événements ne prennent pas de retard par malchance. Ils prennent du retard parce que le programme a été établi des mois plus tôt par des personnes qui pensaient au contenu, pas au temps. Le temps lors d'un événement suit des schémas prévisibles, et une fois que vous les connaissez, vous pouvez vous y préparer. Voici ceux qui font le plus de dégâts.
Le programme a été établi en fonction de ce que les gens disaient avoir besoin
Demandez à un intervenant de combien de temps il a besoin, et il vous dira vingt minutes. Ce qu'il veut dire, c'est que son intervention, répétée chez lui devant le miroir de la salle de bains, dure vingt minutes. Le jour J, ce n'est pas le cas. Il remercie l'hôte. Il dit quelques mots sur l'intervenant précédent. Il remarque que la salle est plus grande que prévu et ralentit. Une diapositive ne se charge pas. Quelqu'un pose une question en plein milieu. L'intervention de vingt minutes dure vingt-six minutes, et c'est un bon intervenant. Un intervenant nerveux ou enthousiaste en prendra trente.
Il en va de même pour chaque durée indiquée dans votre programme. Une pause café de quinze minutes dure quinze minutes à partir du moment où la dernière personne regagne sa place, pas du moment où l'intervenant cesse de parler. Sortir, faire la queue au café, aller aux toilettes, engager une conversation dans le couloir et revenir prennent à eux seuls quinze minutes. Le déjeuner de deux cents personnes ne dure pas soixante minutes, mais soixante minutes auxquelles s'ajoute le temps nécessaire pour faire passer deux cents personnes devant un buffet, sachant qu'une seule file sert environ trois à quatre personnes par minute. Faites le calcul avant d'imprimer le programme.
Les producteurs expérimentés gèrent cela en ne se fiant jamais à l'estimation de l'intervenant. Ils prennent la durée annoncée et y ajoutent un quart pour les interventions et un tiers pour tout ce qui comprend une table ronde, une démonstration ou une interaction avec le public. Si le programme ne tient plus une fois ces durées prises en compte, il contient trop de choses, et mieux vaut s'en rendre compte maintenant qu'à 16 h 40.
Personne n'est responsable des transitions
Regardez un déroulé type et vous verrez une colonne d'heures de début et une colonne d'activités : 09:00 accueil, 09:10 conférence, 09:40 table ronde, 10:20 pause. Mais vous ne verrez pas ce qui grignote réellement la journée : les intervalles entre ces activités. Le temps nécessaire à l'intervenant pour quitter la scène et aux trois panélistes pour monter sur scène, se faire équiper de micros, s'asseoir, régler leurs chaises et être présentés n'est pas nul. Il faut quatre ou cinq minutes, à chaque fois. Six transitions dans la matinée, c'est une demi-heure qui ne figure nulle part au programme.
Les transitions doivent être planifiées comme des activités à part entière, avec une durée et un nom à côté. Qui accompagne les panélistes sur le côté de la scène pendant les trois dernières minutes de la conférence ? Qui leur a déjà installé les micros-cravates ? Qui prévient l'hôte que la table ronde est prête, afin qu'il puisse faire la transition plutôt que meubler ? Où va l'intervenant, et qui l'y accompagne avant qu'il ne se retrouve coincé à dédicacer des livres en bas des escaliers ?
Dans les grandes productions, c'est le rôle du régisseur de scène. Il vaut la peine de comprendre ce que ce rôle implique, car la plupart des événements d'entreprise ont un hôte et pensent que c'est la même chose. Ce n'est pas le cas. L'hôte est sur scène et ne voit que ce qui se trouve devant lui. Le régisseur de scène est en coulisses, avec un casque, un chronomètre et le déroulé, et son seul rôle est de s'occuper de la suite : est-ce prêt, la personne est-elle là, le technicien est-il au courant ? L'hôte gère le public, le régisseur de scène gère le temps. Si votre événement dure plus de quelques heures et compte plus de quatre ou cinq intervenants, quelqu'un doit se charger de cette deuxième tâche, même si sa carte de visite indique autre chose.
La séance de questions-réponses n'a pas de mécanisme pour se terminer
Voici une scène que tout le monde connaît. La session doit se terminer à 11:30. À 11:28, l'hôte dit : « Nous avons le temps pour une ou deux questions ». Une main se lève. La question est en réalité une déclaration. L'intervenant répond longuement par politesse. Une autre main se lève. L'hôte, qui veut lui aussi être poli, prend la question. Il est maintenant 11:39, et la session suivante a perdu neuf minutes avant même de commencer.
Les séances de questions-réponses dépassent le temps prévu parce qu'elles ont un mécanisme de lancement, mais pas de mécanisme de clôture. La solution consiste à prévoir la fin avant même que la première question soit posée. Fixez une heure butoir pour les questions-réponses, et non pour la session, et demandez à l'hôte de l'annoncer à voix haute : « Nous avons jusqu'à 11:30, ce qui laisse le temps pour trois questions, alors soyez brefs, s'il vous plaît. » Recueillez les questions à l'avance ou sur un écran, afin que l'hôte puisse les choisir et qu'il ne soit pas nécessaire d'ouvrir les questions à la salle si le temps manque. Prévenez les intervenants avant l'événement que si leur intervention dépasse le temps prévu, c'est leur séance de questions-réponses qui sera écourtée, et non le créneau de la personne suivante. Cela a un effet remarquable sur la durée des interventions.
Et donnez à l'hôte une horloge bien visible. Pas un compte à rebours sur le prompteur que seul l'intervenant peut voir, mais quelque chose que l'hôte peut consulter du coin de l'oeil depuis le côté de la scène. Les dépassements sont très souvent dus au fait que les personnes sur scène ne savent tout simplement pas quelle heure il est.
La marge est au mauvais endroit
La plupart des organisateurs savent qu'ils doivent prévoir une marge. La méthode habituelle consiste à allonger un peu chaque créneau : vingt-cinq minutes pour une intervention de vingt minutes, et ainsi de suite. Cette méthode échoue pour une raison évidente dès qu'on la formule : tout le monde utilise la marge. Un intervenant qui dispose de vingt-cinq minutes fait une intervention de vingt-cinq minutes. Une pause prévue pour vingt minutes dure vingt minutes, auxquelles s'ajoutent les cinq minutes habituelles.
La marge ne fonctionne que si les personnes qui pourraient l'utiliser ne la voient pas. Gardez un programme serré et placez les moments de flottement à quelques endroits qui ne concernent que vous : cinq ou dix minutes avant chaque pause, un quart d'heure de marge avant la session de l'après-midi, un créneau de clôture plus court dans le programme destiné au public que dans votre propre feuille de conduite. Si la matinée se déroule comme prévu, ces intervalles deviennent une pause café un peu plus longue, et personne ne le remarque. Sinon, vous absorbez vingt-cinq minutes de retard sans toucher au programme.
Publiez ensuite le programme destiné aux participants dans un format qui ne peut pas prendre de retard. Indiquez les heures de début des sessions et les heures des pauses, pas les heures de fin de chaque activité. Une session qui devait se terminer à 11:30 et se termine à 11:36, ce n'est pas un problème si personne ne s'est vu promettre une fin à 11:30.
Quand tout a déjà déraillé
Malgré toutes ces précautions, vous aurez un jour vingt minutes de retard. Il n'y a que trois façons de rattraper du temps, et une seule personne doit choisir entre elles à l'avance, au lieu d'en discuter en coulisses.
La première consiste à raccourcir une pause. C'est la solution la plus facile et presque toujours la mauvaise, car les pauses sont le moment où les gens font ce pour quoi ils sont réellement venus, et une pause café de dix minutes, c'est une file d'attente, pas une pause. Faites-le une fois si nécessaire, jamais deux.
La deuxième consiste à écourter les questions-réponses, d'où l'intérêt d'en avoir averti les intervenants à l'avance. Personne dans le public ne remarque qu'une séance de questions-réponses n'a pas eu lieu.
La troisième consiste à supprimer ou raccourcir une activité du programme. C'est celle que les organisateurs évitent, mais c'est aussi celle qui fonctionne. Il faut savoir à l'avance quelle activité peut être supprimée, et prévenir la personne concernée avant l'événement que cela peut arriver. Le créneau de cinq minutes du sponsor ne peut pas être supprimé, il a été payé. La deuxième table ronde sur un sujet déjà abordé par la première peut probablement l'être. Décidez-le maintenant, notez-le et prévenez l'hôte.
Ce qu'il ne faut pas faire, c'est laisser la journée dériver en espérant que le déjeuner absorbera le retard. Cela n'arrive jamais. Le temps perdu le matin l'est toujours à dix-sept heures, et à ce moment-là, il vous a coûté la partie de la journée que tout le monde attendait avec impatience.
En bref
Ajoutez un quart à l'estimation de chaque intervenant et un tiers à tout ce qui implique une interaction. Inscrivez les transitions dans la feuille de conduite comme des activités, avec une durée et un responsable. Confiez à quelqu'un le rôle de régisseur de scène : surveiller ce qui vient ensuite, pas le public. Fixez une heure butoir pour les questions-réponses et annoncez-la à voix haute. Gardez la marge à un endroit où vous seul pouvez l'utiliser. Décidez, avant l'événement, quelle activité sera supprimée si nécessaire. Et donnez une horloge à l'hôte.
Si vous préparez votre feuille de conduite en indiquant le minutage et le nom de chaque transition, dans un document partagé que chaque membre de l'équipe peut consulter sur son téléphone, l'outil Feuilles de service d'eventplanner.net est fait pour cela. Un tableur imprimé convient aussi. L'important, c'est que les intervalles y figurent.
Les événements prennent du retard parce que le temps nécessaire à un événement ne correspond pas à ce que l'on imagine sur le papier. Les organisateurs dont les événements se terminent à l'heure indiquée dans le programme ne sont ni plus stricts ni plus chanceux. Ils ont simplement prévu le temps que prend réellement la journée, plutôt que celui qu'ils espéraient qu'elle prendrait.
Source: Illustrative photo generated with the help of AI
