Tous les organisateurs d'événements connaissent la scène. Une longue table à l'entrée, des centaines de badges disposés par ordre alphabétique, deux hôtesses qui fouillent dans la file d'attente en forme de S tandis que celle-ci s'étend jusqu'au parking.
Et à la fin de la soirée, un tas de badges que personne n'a jamais récupérés – imprimés, payés et jetés. C'est un de ces rituels que le secteur a tout simplement acceptés. Jusqu'à présent.
Des badges qui s'impriment automatiquement
L'application de lecture de billets du logiciel de billetterie eventplanner.net se connecte désormais directement aux imprimantes d'étiquettes professionnelles Zebra. Dès que le billet d'un invité est scanné à l'entrée, son étiquette sort de l'imprimante juste à côté de vous. Il suffit de la décoller, de la coller et c'est la bienvenue ! Plus besoin de chercher, de trier ni de placer de table.
L'étiquette comporte toutes les informations nécessaires à votre invité : son nom, son code QR pour que le badge reste scannable pendant toute la durée de l'événement, et – si vous utilisez notre logiciel de placement – son numéro de siège, directement sur le badge. Fini les cartons de placement séparés et le personnel qui doit guider les invités vers leur table.
Pourquoi cela modifie votre enregistrement
Plus de file d'attente. L'impression est automatique dès la numérisation, en une ou deux secondes. La rapidité de l'enregistrement dépend désormais de la vitesse de passage des clients, et non de la rapidité avec laquelle on trouve un nom sur une table.
Aucun gaspillage. Vous n'imprimez que pour les invités présents. Pour un événement avec un taux d'absentéisme de 20 %, cela représente un cinquième du coût de production des badges que vous économisez.
Les badges perdus ne sont pas un problème. Quelqu'un a oublié son badge dans un taxi ou au bar ? Scannez-le à nouveau et réimprimez-le. Quinze secondes, sans complications, sans avoir à s'excuser de ne pas avoir de badge de rechange.
Les inscriptions tardives ne sont plus un problème. Toute personne s'inscrivant une heure avant l'ouverture des portes reçoit exactement le même badge qu'une personne inscrite trois semaines auparavant. Plus d'étiquettes nominatives manuscrites, plus de « on s'occupera de vous à l'intérieur ».
Conçu également pour les grands événements
Comme pour la billetterie, vous pouvez faire fonctionner plusieurs bornes de scan en parallèle, chacune avec sa propre imprimante. Ajoutez des files d'attente en fonction des besoins lors des pics d'affluence (deux pour un séminaire, huit pour une conférence), et toutes fonctionnent à partir de la même liste de participants mise à jour en temps réel.
Et comme le Wi-Fi des lieux a la fâcheuse tendance à lâcher au pire moment, l'application continue de fonctionner hors ligne. Le scan se poursuit, l'impression des badges aussi, et tout se synchronise automatiquement une fois la connexion rétablie. Votre entrée ne dépend donc pas de la connexion internet du lieu.
Plus besoin de commander l'impression des badges des semaines à l'avance, ni de faire des réimpressions de dernière minute à cause de douze noms mal orthographiés, ni de payer les frais de livraison si le colis arrive au mauvais endroit. Il vous suffit d'étiquettes vierges, d'une imprimante Zebra et de l'application que vous utilisez déjà pour scanner les billets.
Disponible dès maintenant
L'impression de badges est désormais disponible dans notre logiciel événementiel pour les utilisateurs d'eventplanner.PRO, au sein du module Billetterie. Si vous utilisez déjà notre application pour scanner les billets, une simple imprimante suffit pour une expérience d'accueil totalement inédite.
Source: Photo: iStockPhoto 2171467484
