Outre l'analyse de vos coûts, vous devriez également faire de même avec vos recettes. Pour un événement public ou une conférence, cela implique d'estimer les ventes de billets, de boissons et de nourriture, ainsi que les revenus de parrainage.
En comparant tous les coûts et les revenus, vous pouvez immédiatement calculer le retour sur investissement de votre événement et savoir exactement avec combien de participants il atteindra le seuil de rentabilité (coûts = revenus), combien de bénéfices vous réaliserez, ou si vous serez averti des pertes potentielles.
Saisissez toutes les données dans le logiciel gratuit d'analyse de rentabilité eventplanner.net afin de simuler les conséquences d'une baisse de fréquentation de 10 %, par exemple. Cela se traduira par une diminution des revenus, mais aussi par une réduction de certains coûts variables. Vous pourrez ainsi élaborer des scénarios pessimistes et optimistes.
Des flux de trésorerie
En plus de votre budget, planifiez vos entrées et sorties de trésorerie. Indiquez précisément vos dates de rentrées d'argent et de paiements aux fournisseurs (acompte, solde, etc.). Il est essentiel que votre trésorerie reste positive en permanence pour honorer vos engagements financiers. Visualiser votre trésorerie vous permet d'identifier rapidement les problèmes et de renégocier vos conditions de paiement ou d'obtenir un prêt temporaire. De nombreux événements nécessitent des investissements initiaux importants, bien avant de percevoir les recettes de la billetterie.
Modèles d'entreprise créatifs
Si vous organisez un événement pour votre entreprise, vous devrez probablement tout financer vous-même. S'il s'agit d'une conférence ou d'un festival, la vente de billets est une option évidente. Cependant, il existe de nombreux autres modèles économiques pour l'événementiel. Pour vous inspirer, voici quelques idées qui peuvent vous permettre de réaliser des économies :
Financement participatif
Le financement participatif est un système de financement à faible seuil dans lequel un grand groupe de personnes (la foule) investit en ligne dans des projets innovants.
qui leur sont pertinentes. Les événements publics adoptent de plus en plus cette approche. En tant que visiteur, vous êtes remboursé si les fonds collectés sont insuffisants pour organiser l'événement. En tant qu'organisateur, vous n'investissez du temps et de l'énergie dans l'organisation que si vous êtes certain d'avoir suffisamment de participants, et vous évitez ainsi les problèmes de trésorerie. Génial, non ?
Adhésion
Trouvez un point commun entre vos événements et créez une organisation à laquelle les personnes intéressées pourront adhérer. Fixez une cotisation et engagez-vous.
Organisez gratuitement vos propres événements. Combinez cela avec des commanditaires externes et le tour est joué.
Mélanger
Impossible de renoncer complètement à la billetterie ? Combinez événements gratuits et payants. Les événements gratuits constituent généralement une excellente solution.
Pour promouvoir vos événements prolongés, utilisez les médias sociaux afin de susciter l'engagement et de faire connaître l'impact de vos événements gratuits.
pour transférer les éditions payantes.
Vendre les surplus
Pouvoir se promener dans l'espace VIP est toujours un plus… Les gens sont prêts à payer un supplément pour des avantages supplémentaires, parfois même des prix exorbitants. Notamment pour une rencontre avec leur idole (discutez-en avec les artistes et les intervenants que vous programmez). Ainsi, vous n'interdisez l'accès à personne et pouvez proposer des tarifs premium à ceux qui sont prêts à payer. Les entreprises aiment aussi inviter leurs contacts professionnels à des événements en tant que VIP. Proposez-leur des formules VIP spéciales avec un bar ou un espace de réception réservé.
Création de contenu
Le financement participatif, où le public contribue à l'organisation d'un événement, est désormais une réalité. Exploitez cette force collective pour rassembler du contenu unique et des connaissances partagées. Combinez-la aux dernières technologies et commercialisez ce contenu sous forme de vidéo, d'audio ou de texte.
Franchisage
Pourquoi ne pas franchiser votre concept événementiel ? Il pourrait y avoir de l’intérêt à l’étranger. Prenez TEDx, par exemple.
Le système de franchise est organisé partout dans le monde.
marchandisage
Tout ce que le gnome Plop peut faire devrait aussi fonctionner pour un événement… non ? Pourquoi ne pas faire fabriquer et vendre des produits dérivés pour votre événement ? Des t-shirts sympas, des gadgets…
Découvrez le logiciel de planification d'événements eventplanner.net
