Une collaboration entre Bureau MPO et Savvy Congress pour l'assemblée générale annuelle en ligne
Entrevue avec Jurjen Oosterbaan, directeur du Bureau MPO
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Une collaboration entre Bureau MPO et Savvy Congress pour l'assemblée générale annuelle en ligne
Entrevue avec Jurjen Oosterbaan, directeur du Bureau MPO
«Le conseil était très nerveux».
Alors que l'assemblée générale annuelle des membres approchait, Jurjen Oosterbaan, directeur du Bureau du MPO et organisateur de la réunion de l'un de leurs secrétariats, s'est rapidement rendu compte que les choses devraient être différentes cette année par rapport aux dernières années. Bureau Le MPO travaille avec le secrétariat concerné depuis plus de 13 ans et dirige des secrétariats pour diverses organisations financières.
"Le fait était qu'une autre assemblée générale des membres devait avoir lieu. Le secrétariat en question est une organisation d'environ 500 bureaux qui ont également une succursale d'une organisation de franchise dans le secteur financier. Corona n'a pas pu le faire physiquement," Jurjen mentionné. Cela lui a présenté un défi. Diverses possibilités en ligne sont connues pour l'organisation d'assemblées générales des membres en ligne, mais Jurjen a choisi d'investir dans Savvy Congress.
Investissez dans la paix
«Il y a un certain nombre de choses passionnantes en jeu au sein de l'association où il y a un groupe de membres qui ont une vision différente de celle du conseil. Cela peut parfois devenir élevé, nous avons donc jugé nécessaire de travailler avec une organisation dont nous étions également sûr que la réunion en ligne se déroulerait correctement. Nous n'avons pas pu utiliser d'erreurs. "
La réunion des membres numériques devait se dérouler sans heurts (techniquement) et les membres devaient avoir une confiance à 100% dans le système. Les membres étaient assurés du professionnalisme et de la sécurité avec une authentification à deux facteurs et ont vu sur les photos que du matériel professionnel était utilisé et que l'équipe technique de Savvy avait tout sous contrôle. De plus, ils avaient eux-mêmes leur mot à dire et pouvaient poser des questions au conseil. "Heureusement, l'idée d'une" réunion rapide de zoom "a été rapidement dissipée. Cela a créé la confiance dans l'organisation et la tranquillité d'esprit", a déclaré Jurjen.
Un puzzle technique complexe
Sheila Boon, membre du secrétariat, s'est alors mise aux préparatifs. "Nous avons envoyé des invitations aux membres. Ils pouvaient alors leur faire savoir s'ils étaient présents et avec combien de bureaux. Certains membres ont reçu plusieurs votes. C'était tout un casse-tête. Heureusement, les changements de dernière minute pouvaient encore être résolus", a déclaré Sheila . Beaucoup de choses ont été impliquées, mais c'est le cas à chaque réunion des membres.
La plate-forme Savvy est conçue de manière à ce que tout le monde puisse s'y mettre. C'était formidable pour les membres et le conseil d'administration du secrétariat concerné. Jurjen a déclaré: "Le conseil était extrêmement nerveux. Il s'agissait de gens qui ne sont pas habitués à cela, mais après ils étaient très satisfaits. Ils n'étaient pas trop mal et ils étaient très positifs".
Efficace et bon pour l'environnement
Jurjen et une grande partie des membres ont une préférence pour cette manière de se réunir. C'est gérable, c'est meilleur pour l'environnement, ça fait gagner beaucoup de temps à tout le monde et c'est très efficace. Le conseil a encore manqué un peu de l'interaction «physique» avec les membres. Pour cela, les réunions hybrides de Savvy seraient une bonne solution. "Les membres qui vivent dans la région sont les bienvenus et le reste des Pays-Bas peut le suivre numériquement. Un format flexible qui s'adapte extrêmement bien à notre époque."
Transparent, sûr et vérifiable: "C'est un investissement dans la paix"
Selon Jurjen, ce mode de rencontre en ligne est certainement recommandé au secteur financier. << En raison de la manière dont cela s'est produit, il n'y a pas eu de stress, pas de tension et nous n'avons pas eu d'objections injustifiées. La gravité du processus était telle, nous avons également empêché les critiques. Partout où les parties ont des tensions ou des intérêts conflictuels, il doit y avoir il suffit de faire des choses comme celle-ci proprement et d'assurer une sécurité supplémentaire. »Le processus de vote est transparent et vérifiable. Le comité de vote ou le notaire peut vérifier les résultats du vote, ce qui crée beaucoup de confiance.
Jurjen, qui est lui-même avocat, considérait la sécurité de Savvy comme très importante. Cela lui a donné un sentiment de professionnalisme. Il a dit que c'était un point important qui distingue Savvy des «équipes» ou «zoom». "Vous vous parlez en toute confiance. Certainement dans le secteur financier. Il ne devrait pas y avoir de discussion sur la communication. Le type de plate-forme que vous utilisez est vraiment important et cela ne peut pas être organisé rapidement, comme de nombreuses organisations le pensent. En raison de la fiabilité du le médium, on construit tout un tas de repos, ça a son prix, c'est un investissement dans le repos.
Plus d'informations sur les possibilités d'une assemblée générale en ligne de Savvy?
Alors lisez ici: https://savvycongress.com/ general- members meeting- on- distance /
Ou inscrivez-vous pour le jeudi gratuit, Demo Day: https://savvycongress.com/demo- jeudi /
nl
Een samenwerking tussen Bureau DFO en Savvy Congress voor de jaarlijkse algemene ledenvergadering online
Interview met Jurjen Oosterbaan, directeur Bureau DFO
“Het bestuur was bloednerveus”.
Toen de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering weer voor de deur stond, wist Jurjen Oosterbaan, directeur van Bureau DFO en organisator van de vergadering van één van hun secretariaten, al snel dat het dit jaar anders zou moeten dan de afgelopen jaren. Bureau DFO werkt al meer dan 13 jaar samen met het betreffende secretariaat en voert secretariaten voor verschillende financiële organisaties.
"Het ging erom dat er weer een Algemene Ledenvergadering plaats moest vinden. Het betreffende secretariaat is een organisatie van rond de 500 kantoren die ook een filiaal hebben van een franchiseorganisatie in de financiële sector. Door Corona kon dat niet fysiek", liet Jurjen weten. Hierdoor kwam hij voor een uitdaging te staan. Er zijn diverse online mogelijkheden bekend voor het organiseren van online Algemene ledenvergaderingen, maar Jurjen koos om te investeren in Savvy Congress.
Investeren in rust
"Er spelen een aantal spannende dingen binnen de vereniging waarbij er een groep leden is die een andere visie heeft dan het bestuur. Dit kan wel eens hoog oplopen, waardoor wij het noodzakelijk vonden om samen te werken met een organisatie waarvan we ook zeker wisten dat de online vergadering correct zou verlopen. Fouten konden we absoluut niet gebruiken".
De digitale ledenvergadering moest (technisch) goed verlopen en de leden moesten 100% vertrouwen hebben in het systeem. De leden werden verzekerd van de professionaliteit en de veiligheid met de twee-factor-authenticatie en zagen op foto’s dat er gebruik werd gemaakt van professionele apparatuur en dat het technische team van Savvy alles onder controle had. Daarnaast hadden ze zelf inspraak en konden ze vragen aan het bestuur stellen. "Het idee van 'even snel een zoom vergadering' was hierdoor gelukkig al snel weggenomen. Dit zorgde voor vertrouwen in de organisatie en voor rust", liet Jurjen weten.
Een complexe technische puzzel
Sheila Boon, onderdeel van het secretariaat, ging vervolgens met de voorbereidingen aan de slag. "We hebben uitnodigingen verstuurd naar de leden. Ze konden dan laten weten of ze aanwezig waren en met hoeveel kantoren. Sommige leden kregen meerdere stemmen. Dat was wel even een puzzel. Last minute wijzigingen konden gelukkig nog opgepakt worden", zei Sheila. Er kwam een hoop bij kijken, maar dat is bij elke ledenvergadering het geval.
Het Savvy platform is zo opgezet dat iedereen er mee aan de slag kan. Dit was fijn voor de leden en het bestuur van het betreffende secretariaat. Zo liet Jurjen weten: "Het bestuur was bloednerveus. Het ging om mensen die dit niet gewend zijn, maar ze waren achteraf zeer tevreden. Het was ze meegevallen en ze waren heel positief".
Effectief en goed voor het milieu
Jurjen en een groot deel van de leden hebben een voorkeur voor deze manier van vergaderen. Het is goed beheersbaar, het is beter voor het milieu, het scheelt iedereen een hoop reistijd en het is heel effectief. Het bestuur miste nog wel een beetje de 'fysieke’ interactie met de leden. Hiervoor zouden de hybride vergaderingen van Savvy een goede oplossing zijn. "Leden die in de buurt wonen zijn welkom en de rest van Nederland kan het digitaal volgen. Een flexibel format wat uitermate goed past in deze tijd.”
Transparant, veilig en controleerbaar: “Het is een investering in rust”
Deze manier van online vergaderen is volgens Jurjen zeker aan te raden aan de financiële sector. "Door de wijze waarop dit gebeurde was er geen stress, geen spanning en hebben we ook geen onterechte bedenkingen gehad. De zwaarte van het proces was zodanig, daar hebben we ook kritiek mee voorkomen. Overal waar partijen spanningen hebben of tegengestelde belangen, daar moet je dit soort dingen gewoon netjes doen en zorgen dat er extra beveiliging is”. Het stemproces is transparant en controleerbaar. De stemcommissie of de notaris kan de stemuitslag controleren. Dit zorgt voor veel vertrouwen.
Jurjen, die zelf jurist is, vond de veiligheid van Savvy erg belangrijk. Het gaf hem een gevoel van professionaliteit. Hij liet weten dat dit een belangrijk punt is wat Savvy onderscheidt van een 'teams' of 'zoom'. "Je praat in vertrouwen met elkaar. Zeker in de financiële sector. Er moet over de communicatie geen discussie zijn. Het maakt wezenlijk uit wat voor platform je gebruikt en dit is niet snel te organiseren, wat wel veel organisaties denken. Door de betrouwbaarheid van het medium, bouw je een hele hoop rust. Dat heeft zijn prijs. Het is een investering in rust.
Meer informatie over de mogelijkheden van een online algemene ledenvergadering van Savvy?
Lees dan hier verder: https://savvycongress.com/algemene-ledenvergadering-op-afstand/
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