ASTUCE! - Sélectionnez le lieu de l'événement: CHECKLIST

ASTUCE! - Sélectionnez le lieu de l'événement: CHECKLIST

L'emplacement détermine en grande partie l'aspect et l'ambiance de votre événement. Vous pouvez donc dire en toute sécurité que l'emplacement peut faire ou défaire un événement.


L'emplacement idéal prend en compte tous les facteurs qui déterminent le succès de votre événement. La liste de contrôle ci-dessous est un outil utile pour vérifier si cet endroit de rêve convient vraiment à votre événement.



Emplacements de la liste de contrôle


  • L'endroit évoque-t-il la bonne ambiance pour vous? Pouvez-vous et pouvez-vous faire suffisamment d'ajustements pour obtenir la bonne apparence ? Si possible, jetez un œil lorsqu'un événement a lieu afin de vous faire une bonne idée des possibilités et des limites de l'espace.
  • L'endroit est-il facilement accessible ? L'emplacement du lieu central et le temps de trajet moyen sont-ils acceptables pour vos invités? Les clients peuvent-ils utiliser leurs propres transports en commun? Quelles sont les options pour les connexions internationales? L'entrée est-elle belle?
  • Dépassez-vous éventuellement la capacité maximale ? L' aménagement des différentes pièces est-il favorable? Pouvez-vous diviser vous-même les espaces disponibles à l'aide de murs mobiles? Pouvez-vous agrandir l'espace en construisant une tente, par exemple? Ne réservez pas d'emplacements trop grands. Les clients se sentent parfois perdus dans de trop grands espaces (ouverts). Si nécessaire, placez des écrans ou suspendez des chiffons pour réduire (optiquement) l'espace.
  • Y a- t - il suffisamment séparés défonçables zones pour organiser des sessions parallèles?
  • Y a-t-il suffisamment d' espace de stationnement sur le site même ou ailleurs dans la région? Pouvez-vous utiliser un service de navette si nécessaire? Le parking est-il sûr? Y a-t-il une surveillance? Existe-t-il des bornes de recharge pour voitures électriques et vélos?
  • L'emplacement est-il accessible aux personnes handicapées ? Y a-t-il des places de parking pour eux à l'entrée. Les toilettes sont-elles accessibles en fauteuil roulant? Y a-t-il des obstacles, comme des escaliers? Y a-t-il un ascenseur?
  • Y a-t-il suffisamment de toilettes ? Vous comptez une toilette pour 75 invités. Pensez aussi aux femmes de toilette. Vérifiez si les toilettes peuvent causer des nuisances olfactives dans la pièce, car cela peut être très dérangeant. Si nécessaire, vous pouvez faire appel à une entreprise spécialisée pour masquer les nuisances olfactives.
  • Y a-t-il un vestiaire ? L'armoire est-elle assez grande? Ou y a-t-il éventuellement un espace que vous pouvez transformer en vestiaire? Existe-t-il déjà un système avec des nombres?
  • Existe-t-il des installations pour la restauration ( cuisine )?
  • Êtes-vous obligé de faire appel à des fournisseurs réguliers pour la technologie, la restauration , la décoration , ...? Devez-vous payer des frais de rachat si vous souhaitez travailler avec vos propres fournisseurs?
  • Pouvez-vous utiliser les tables et chaises disponibles sur place? Ou devez-vous organiser cela via une société de location? Les chaises sont-elles adaptées pour rester assis pendant longtemps?
  • Le site dispose-t-il de ses propres installations audiovisuelles et de sa propre technologie sonore ? L'installation existante suffit-elle pour le divertissement que vous avez prévu?
  • L'endroit a-t-il une bonne acoustique ? Pouvez-vous résoudre les problèmes de bruit avec des chiffons? Y a-t-il des bruits dérangeants à proximité de l'emplacement?
  • Vérifiez si le lieu peut être assombri si nécessaire pour votre événement, ou s'il est éclairé par la lumière du jour .
  • Le réseau électrique est-il équipé pour une forte consommation d' électricité ? Ou devez-vous installer des agrégats?
  • Y a-t-il de l' eau (courante)? Existe-t-il des options pour un approvisionnement et un enlèvement temporaires?
  • Tous les frais de consommation (électricité, eau, ...) sont-ils inclus dans le prix de location de l'emplacement?
  • Y a-t-il un éclairage (d'ambiance) suffisant dans et autour de l'emplacement choisi? Le parking est-il bien éclairé et sûr? Cela s'applique-t-il également aux itinéraires de randonnée?
  • Y a-t-il une scène ou avez-vous l'espace et la possibilité d'en placer une? Y a-t-il une piste de danse?
  • Y a-t-il des vestiaires pour le personnel et les artistes? Sont-ils équipés de miroirs, de cintres, ...? Y a-t-il un salon dans les coulisses où les artistes peuvent se détendre? Les artistes peuvent-ils facilement accéder à la scène depuis les loges (sans avoir à traverser directement la salle)?
  • Y a-t-il un volume maximum autorisé ou une heure de fermeture dont vous devez tenir compte? Existe-t-il des possibilités de permis pour contourner ces restrictions?
  • Y a-t-il suffisamment de chauffage et / ou de climatisation ? Lorsque les invités arrivent, une pièce se réchauffe souvent (trop) rapidement. Demandez l'aide d'une entreprise spécialisée. Ils peuvent également vous conseiller sur les sas pour éviter le pire froid à l'entrée.
  • Pouvez-vous aérer suffisamment la (les) pièce (s) entre les deux? Une pénurie d'oxygène entraîne rapidement une perte de concentration lors des conférences et séminaires.
  • Les services de l'établissement (secrétariat, femme de toilette, vestiaire, ...) sont-ils inclus dans le lieu?
  • Quelles installations de premiers soins y a-t-il? Y a-t-il un DAE ou un défibrillateur?
  • L'emplacement dispose-t-il d'une signalisation (numérique) pour guider les clients d'une pièce à l'autre? Existe-t-il des écrans d'information pour afficher le programme?
  • Y a-t-il des connexions Internet et un hotspot WiFi public pour les clients? Demandez les codes d'accès à temps et testez la connexion. L'entrée est-elle gratuite ou les clients doivent-ils acheter un bon? Vérifiez si la connexion Internet a une capacité suffisante pour que tous les invités puissent surfer en même temps (c'est un must, en particulier lors de conférences).
  • Y a-t-il un responsable de site disponible qui réfléchit avec vous pendant les préparatifs et gère également les événements pendant l'événement lui-même?
  • Y a-t-il suffisamment de chambres d'hôtel disponibles à proximité de l'emplacement?
  • Louez-vous l'emplacement exclusivement ou y a-t-il d'autres événements en cours? Comment éviter toute nuisance entre les parties?
  • Quels sont les moyens de presse et de communication? Une salle peut-elle être aménagée en salle de presse ou en centre de communication? Est-ce que l'électricité et Internet sont disponibles là-bas?
  • Existe-t-il un bureau de production à partir duquel vous pouvez coordonner l'événement?
  • Faites également attention à la sécurité . Y a-t-il suffisamment de sorties de secours et d'extincteurs? Vérifiez également que les détecteurs de fumée ne sont pas sensibles aux effets de fumée que vous souhaitez utiliser sur scène.
  • Renseignez-vous sur les possibilités de montage et de démontage de votre événement. Vous pouvez généralement louer l'emplacement pour un ou plusieurs jours supplémentaires à un tarif avantageux.
  • Le lieu est-il facilement accessible pour les opérations logistiques , telles que la fourniture et l'enlèvement de marchandises pendant la construction et le démantèlement de l'événement?
  • Vérifiez que les portes d'entrée sont suffisamment larges pour permettre l'entrée du matériel nécessaire. Ce serait dommage s'il s'avère que lorsqu'une nouvelle voiture est lancée, la voiture elle-même ne peut pas être entrée.
  • La capacité de charge de la construction du toit est-elle conçue pour hisser des fermes lourdes? Les plafonds sont -ils suffisamment hauts?
  • Si vous organisez un événement chez vous (par exemple à la cantine de l'entreprise ou dans un hangar), veuillez contacter votre assureur pour voir si votre assurance couvre tous les risques possibles.
  • Les fumeurs ne sont-ils pas laissés pour compte? L'interdiction de fumer dans les espaces publics n'empêchera pas vos invités de vouloir allumer une cigarette de temps en temps. Y a-t-il un espace fumeur (à l'extérieur) ou peut-on installer un toit avec des éléments chauffants?
  • Vérifiez toujours le permis environnemental du lieu de l'événement !
  • Quelles sont les conditions d' annulation, de livraison et de paiement du lieu? Existe-t-il d'autres termes et conditions?


Et bien sûr ... vérifiez toujours les critiques des lieux d'événements et des salles de banquet sur eventplanner.fr. Elle sait immédiatement comment les autres organisateurs ont vécu le lieu de l'événement. Après tout, vous pouvez en apprendre beaucoup!


La liste de contrôle «emplacements» dans le livre EVENTPLANNER est beaucoup plus complète, mais la liste ci-dessus vous aidera sans aucun doute beaucoup.

EVENTS - Kevin Van der Straeten

Vous trouverez plus d'informations sur ce sujet et de nombreux autres conseils sur l'organisation d'événements dans le livre EVENTS.

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Maarten van Rijn [MB Advies]
Maarten van Rijn [MB Advies]
Nouveau|2016-04-14 - 10:01u

Mooie aandachtslijst, maar het antwoord op 'is er voldoende....' vraagt meer dan men meestal denkt. Proceskennis en beschikbare data moeten de basis zijn van de antwoorden!

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