Eventpartners - Bezoekersregistratie
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Eventpartners est votre partenaire professionnel dans le domaine des invitations, de l'inscription en ligne et de l'inscription des visiteurs. Nous avons également une solution adaptée à votre événement.
Eventpartners propose toutes sortes de services pour chaque événement, notamment:
- Invitation et communication
- Site Internet
- Inscription des participants en ligne
- Paiement en ligne
- Billet électronique
- Gestion des participants et informations de gestion
- Inscription des visiteurs
- Badges
- APP visiteurs
- APP exposants
Ensemble avec vous, nous choisissons la bonne solution, nous la mettons en œuvre et fournissons des capacités et des services professionnels.
S'il vous plaît n'hésitez pas à nous contacter. Nous sommes heureux de vous aider à trouver une solution adaptée!
Eventpartners is uw professionele partner op gebied van uitnodigingen, online registratie en bezoekersregistratie. Ook voor uw evenement hebben we een passende oplossing.
Eventpartners biedt allerlei diensten voor elk evenement, o.a.:
- Invitatie en communicatie
- Website
- Online deelnemersregistratie
- Online betaling
- E-ticket
- Deelnemerbeheer en managementinformatie
- Bezoekersregistratie
- Badges
- Bezoekers APP
- Exposanten APP
Samen met u kiezen we de juiste oplossing, we implementeren deze en leveren capaciteit en professionele dienstverlening.
Neem gerust contact met ons. Wij helpen u graag met het vinden van een geschikte oplossing!
La vie privée : un sujet qui devient de plus en plus important. Quiconque entre en contact avec les données d'autrui doit se conformer à toutes sortes de lois et réglementations. En tant qu'organisateur de salon, vous devez également gérer de nombreuses données personnelles. Par exemple, des exposants et de leurs relations. Mais aussi des sponsors et autres visiteurs du ...
La vie privée : un sujet qui devient de plus en plus important. Quiconque entre en contact avec les données d'autrui doit se conformer à toutes sortes de lois et réglementations. En tant qu'organisateur de salon, vous devez également gérer de nombreuses données personnelles. Par exemple, des exposants et de leurs relations. Mais aussi des sponsors et autres visiteurs du salon. La prudence est donc de mise et cela s'avère parfois assez difficile. Parce que vous ne voulez pas commettre d’erreurs en matière de données privées. Mais quelles sont les règles concrètes que vous devez respecter ? Et comment offrez-vous une protection suffisante à vos exposants et à vos relations ?
La protection des données personnelles est un droit fondamental de chacun
La loi Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est en vigueur en Europe depuis 2018. Aux Pays-Bas, nous avons intégré cette loi européenne dans le règlement général sur la protection des données (RGPD). L'Autorité néerlandaise de protection des données (AP) veille à ce que toutes ces règles soient respectées.
En tant qu'organisateur d'une foire d'art, vous traitez également des données personnelles
Il s'agit souvent non seulement des données des exposants, mais aussi des sponsors, des visiteurs, des constructeurs de stands et de la presse. Un groupe qui nécessite une attention particulière est celui des clients et des relations de vos exposants. Pour les exposants, leurs clients sont leur raison d'être. Ils ne transmettent généralement pas ces données. Il est donc important d’en tenir compte et de trouver une solution.
À quoi devez-vous penser en tant qu’organisateur d’une foire d’art ?
La prudence est donc de mise. Mais comment faire cela correctement ? Un certain nombre de sujets à prendre en compte :
- Minimisation des données
Demandez uniquement les données que vous utilisez réellement. Ainsi, par exemple, aucune information d'adresse si vous travaillez avec des billets en ligne.
- Transparence
Assurez-vous de pouvoir indiquer clairement à l'avance pourquoi vous avez besoin de ces données et ce que vous faites avec les données demandées. Et qui peut le voir.
-Droit à l'oubli
Si quelqu'un souhaite que vous supprimiez ses données, vous devez accéder à cette demande et supprimer les données de votre dossier.
Voulez-vous savoir si, en tant qu'organisateur, vous respectez toutes les règles en matière de confidentialité ?
Nous comprenons que c’est parfois toute une quête. Mais vous n'êtes pas obligé de le faire seul. Il existe de nombreuses lignes d'assistance téléphonique. Par exemple, jetez un œil au site Web de l’autorité néerlandaise de protection des données (AP). Vous y trouverez l' aide à la réglementation RGPD. Cela vous permet de vérifier si vous respectez la réglementation en vigueur. Ou que vous devez agir.
Le logiciel événementiel d'Eventpartners offre un contrôle et une vue d'ensemble
Chez Eventpartners, nous savons ce qui est important lors de l’organisation d’une foire d’art. Également en matière de confidentialité et de sécurisation des données personnelles. La fiabilité est en tête de notre liste de priorités et grâce à nos années d'expérience, nous savons comment y parvenir au mieux. Un petit aperçu:
- Chaque exposant bénéficie de son propre environnement sécurisé avec authentification à 2 facteurs pour inviter ses relations. En tant qu'organisateur, vous concluez un accord de traitement avec vos exposants à ce sujet. Cela signifie que vous pouvez offrir à vos exposants la certitude que personne d’autre ne verra ces données.
- Nous travaillons uniquement avec des hébergeurs qui répondent aux certifications ISO requises et écrivons nos logiciels conformément aux principes de confidentialité par défaut et de confidentialité dès la conception. C'est pourquoi nous prenons déjà des mesures de protection de la vie privée lors du développement de nos logiciels. Et les paramètres par défaut sont définis pour être aussi respectueux de la confidentialité que possible. Cela crée le système le plus sûr possible et le logiciel est étanche au maximum.
- Nous vous conseillons en tant qu'organisateur tout au long du processus. Ensemble, nous examinerons les données dont vous avez réellement besoin. Comment pouvons-nous collecter ces données et à quoi pouvez-vous les utiliser ?
Privacy: een onderwerp waar steeds meer om te doen is. Iedereen die in aanraking komt met gegevens van een ander moet zich houden aan allerlei wet- en regelgeving. Ook als beursorganisator heb je te maken met veel persoonlijke gegevens. Bijvoorbeeld van exposanten en hun relaties. Maar ook van sponsoren en andere bezoekers van de beurs. Voorzichtigheid is dus geboden en dat is soms best lastig. Want je wilt geen fouten maken als het gaat om privégegevens. Maar wat zijn nu eigenlijk de regels waar je aan moet voldoen? En hoe bied je jouw exposanten en relaties voldoende bescherming?
Bescherming van persoonsgegevens is een grondrecht van iedereen
In Europa geldt sinds 2018 de wet General Data Protection Regulation (GDPR). In Nederland hebben we deze Europese wet verwerkt in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet er in Nederland op toe dat al deze regels worden nageleefd.
Als organisator van een kunstbeurs verwerk je ook persoonsgegevens
Vaak zijn dit niet alleen de gegevens van de exposanten, maar ook van sponsoren, bezoekers, standbouwers en pers. Een groep die speciale aandacht vraagt is die van de klanten en relaties van jouw exposanten. Voor exposanten zijn hun klanten hun bestaansrecht. Deze gegevens uit handen geven doen ze meestal niet. Belangrijk dus om daar rekening mee te houden en een oplossing voor te zoeken.
Waar moet je als organisator van een kunstbeurs allemaal over nadenken?
Voorzichtigheid is dus geboden. Maar hoe doe je dat op een goede manier? Een aantal onderwerpen waar je rekening mee moet houden:
- Dataminimalisatie
Vraag alleen data die je ook daadwerkelijk gebruikt. Dus bijvoorbeeld geen adresgegevens als je werkt met online tickets.
- Transparantie
Zorg dat je vooraf duidelijk aan kunt geven waarom je die data nodig hebt en wat je met de gevraagde data doet. En wie het mag inzien.
-Recht om vergeten te worden
Als iemand wil dat je zijn of haar gegevens verwijdert, dan moet je aan dat verzoek gehoor gegeven en de data verwijderen uit jouw bestand.
Wil je weten of jij als organisator aan alle regels rondom privacy voldoet?
We snappen dat het soms allemaal best een zoektocht is. Maar je hoeft het niet alleen te doen. Er zijn genoeg hulplijnen. Kijk bijvoorbeeld eens op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Daar vind je de AVG-regelhulp. Daarmee kun je toetsen of je voldoet aan de nu geldende regelgeving. Of dat je actie moet ondernemen.
De event software van Eventpartners zorgt voor controle en overzicht
Bij Eventpartners weten we wat belangrijk is bij de organisatie van een kunstbeurs. Ook als het gaat over privacy en het veilig stellen van persoonsgegevens. Betrouwbaarheid staat bij ons bovenaan de prioriteitenlijst en we weten door onze jarenlange ervaring hoe we dat het beste in kunnen vullen. Alvast een tipje van de sluier:
- Elke exposant krijgt een eigen veilige omgeving met 2-factorauthenticatie om zijn of haar relaties uit te nodigen. Jij als organisator sluit hierover een verwerkersovereenkomst met jouw exposanten. Dat betekent dat je jouw exposanten de zekerheid kunt bieden dat niemand anders deze gegevens ziet.
- We werken alleen samen met hosting-partijen die voldoen aan de vereiste ISO-certificeringen en schrijven onze software volgens privacy by default en privacy by design principes. We zorgen dus al bij de ontwikkeling van onze software voor privacy verhogende maatregelen. En de standaard instellingen zijn maximaal privacy-vriendelijk ingesteld. Hierdoor ontstaat een zo veilig mogelijk systeem en is de software maximaal waterdicht.
- We adviseren jou als organisator gedurende het hele traject. Samen kijken we welke gegevens je echt nodig hebt. Hoe kunnen we die verzamelen en waar mag je deze gegevens voor gebruiken?
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Un système efficace d’enregistrement et de suivi des visiteurs est essentiel pour les organisateurs de conférences. Ces systèmes jouent un rôle crucial non seulement dans la gestion et la logistique de l'événement, mais également pour garantir la sécurité, la confidentialité et une expérience fluide et personnalisée pour chaque participant. Mais comment organiser cela intelligemment ? Tout ce que tu as ...
Un système efficace d’enregistrement et de suivi des visiteurs est essentiel pour les organisateurs de conférences. Ces systèmes jouent un rôle crucial non seulement dans la gestion et la logistique de l'événement, mais également pour garantir la sécurité, la confidentialité et une expérience fluide et personnalisée pour chaque participant. Mais comment organiser cela intelligemment ? Tout ce que tu as besoin de savoir.
Inscription à la conférence et traitement des données personnelles
En tant qu'organisateur de conférences, vous collectez diverses données personnelles lors de l'inscription des visiteurs de la conférence. Du nom et des coordonnées aux exigences alimentaires et préférences pour certaines sessions. Il est important que vous collectiez et traitiez ces données de manière ordonnée. Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est en vigueur en Europe. Cette législation garantit que les données personnelles sont stockées en toute sécurité et utilisées uniquement à des fins spécifiques avec le consentement du participant. En tant qu'organisateur de conférence, vous devez prendre en compte un certain nombre de sujets en fonction du RGPD :
- N'enregistrez que ce qui est nécessaire
Ne demandez que les données dont vous avez réellement besoin et que vous utilisez. Par exemple, n'enregistrez pas les coordonnées si vous travaillez avec des billets en ligne.
- Soyez transparent sur ce que vous enregistrez
Assurez-vous de pouvoir indiquer clairement à l'avance pourquoi vous avez besoin des données, comment et dans quel but vous utilisez les données et qui est autorisé à consulter les données. Les participants doivent donc être bien informés avant de saisir leurs coordonnées. Vous devez également offrir à vos visiteurs la possibilité de refuser l'autorisation de traiter ces données.
- Supprimer les données sur demande
Si une personne a saisi ses coordonnées lors de son inscription et souhaite par la suite que vous supprimiez ses coordonnées, vous devez accéder à cette demande et supprimer les données de votre dossier. Cela concerne le droit à l’oubli.
Enregistrement des visiteurs et sécurité
La sécurité passe avant tout à chaque conférence. Un système d'inscription et de surveillance fiable aide les organisations de conférence à identifier les participants et à orchestrer les flux de visiteurs avant et pendant la conférence, ce qui est important pour éviter les foules indésirables et gérer les situations d'urgence si elles surviennent.
Surveiller les visiteurs (flux) pendant la conférence
Les systèmes modernes d’inscription aux événements offrent souvent des options étendues de surveillance et d’analyse. En suivant quelles sessions sont les plus populaires et comment les participants se déplacent au cours de l'événement, les organisateurs peuvent obtenir des informations précieuses grâce à la numérisation des badges. Par exemple, quels stands sont fréquemment visités et lesquels ne le sont pas ? Ces données peuvent être utilisées pour améliorer l'expérience lors d'événements futurs, par exemple en optimisant l'agencement des salles ou en adaptant le programme aux intérêts des participants.
Enregistrement des visiteurs et attribution des points d'accréditation
Pour de nombreuses conférences professionnelles, l’attribution de points d’accréditation constitue un pilier important. Les participants tels que les médecins spécialistes et les avocats peuvent utiliser ces points pour démontrer qu'ils continuent à se développer dans leur domaine. Un système avancé d’enregistrement et de surveillance peut automatiser le processus d’attribution de ces points. Et comme il est possible de contrôler le jour même de la conférence à quelles sessions les participants ont participé et pendant combien de temps, un système étanche est créé pour l'attribution des points d'accréditation.
Choisissez un système avancé d’inscription aux événements
Un système avancé d’enregistrement et de suivi des visiteurs est indispensable à l’organisation réussie d’une conférence. Cela garantit non seulement une expérience simplifiée tant pour les organisateurs que pour les participants, mais contribue également à la sécurité, respecte la vie privée et soutient le développement professionnel des participants. En choisissant soigneusement un système répondant à ces critères, vous posez les bases d’un événement réussi et mémorable.
Le logiciel événementiel d'Eventpartners offre un contrôle et une vue d'ensemble
Eventpartners a des années d'expérience dans l'enregistrement des visiteurs lors de conférences et sait ce qui est important pour l'organisation de conférences. Pour nous, efficacité, fiabilité et confidentialité vont de pair. C’est pourquoi les organisations de conférences choisissent notre service d’inscription et de suivi d’événements :
- Nous fournissons un environnement sécurisé pour inviter des personnes. L'organisateur principal conclut à cet effet un accord de traitement avec les autres parties invitantes.
- Nous travaillons uniquement avec des hébergeurs qui répondent aux certifications ISO requises et écrivons nos logiciels selon les principes de confidentialité par défaut et de confidentialité dès la conception. C'est pourquoi nous prenons déjà des mesures de protection de la vie privée lors du développement de nos logiciels. Et les paramètres par défaut sont définis pour être aussi respectueux de la confidentialité que possible. Cela crée le système le plus sûr possible et le logiciel est étanche au maximum.
- Nous proposons des fonctionnalités avancées pendant la conférence, comme un photomaton pour l'impression des badges sur place et un système de file d'attente numérique pour les visites de stand, afin que les visiteurs n'aient pas à faire physiquement la queue.
- Nous vous conseillons en tant qu'organisateur tout au long du processus. Ensemble, nous examinerons les données dont vous avez réellement besoin. Comment pouvons-nous collecter ces données et à quoi pouvez-vous les utiliser ?
Voor organisatoren van congressen is een effectief systeem voor bezoekersregistratie en -monitoring essentieel. Deze systemen spelen een cruciale rol in niet alleen het beheer en de logistiek van het evenement, maar ook in het waarborgen van de veiligheid, privacy en een soepele, persoonlijke ervaring voor elke deelnemer. Maar hoe regel je dit slim? Alles wat je moet weten.
Congresregistratie en het verwerken van persoonsgegevens
Als organisator van congressen verzamel je bij de registratie van congresbezoekers verschillende persoonsgegevens. Van naam en contactinformatie tot dieetwensen en voorkeuren voor bepaalde sessies. Het is van belang dat je deze gegevens op een ordentelijke manier verzamelt en verwerkt. In Europa is namelijk de General Data Protection Regulation (GDPR) van kracht. Deze wetgeving ziet erop toe dat persoonlijke gegevens veilig worden opgeslagen en alleen met toestemming van de deelnemer voor specifieke doeleinden worden gebruikt. Als congresorganisator dien je op basis van de GDPR met een aantal onderwerpen rekening te houden:
- Leg alleen het noodzakelijke vast
Vraag alleen gegevens die je ook daadwerkelijk nodig hebt en gebruikt. Registreer bijvoorbeeld geen adresgegevens als je werkt met online tickets.
- Wees transparant over wat je vastlegt
Zorg dat je vooraf duidelijk aan kunt geven waarom je die data nodig hebt, hoe en waarvoor je de gegevens gebruikt en wie de gegevens mag inzien. Deelnemers moeten dus goed geïnformeerd worden voordat zij hun gegevens invullen. Ook moet je je bezoekers de mogelijkheid bieden om de toestemming tot het verwerken van deze gegevens te weigeren.
- Verwijder gegevens op verzoek
Als iemand bij de registratie zijn gegevens heeft ingevuld en naderhand wil dat je zijn of haar gegevens verwijdert, dan moet je aan dat verzoek gehoor geven en de data verwijderen uit jouw bestand. Dit heeft te maken met het recht om vergeten te worden.
Bezoekersregistratie en veiligheid
Veiligheid staat voorop bij elk congres. Een betrouwbaar registratie- en monitoringsysteem helpt congresorganisaties bij het identificeren van de aanwezigen en het orchestreren van de bezoekersstromen vooraf én tijdens het congres, wat belangrijk is om ongewenste drukte te voorkomen en noodsituaties te managen indien deze zich voordoen.
Bezoekers(stromen) monitoren tijdens het congres
Moderne eventregistratiesystemen bieden vaak uitgebreide monitoring- en analysemogelijkheden. Door met badge-scanning bij te houden welke sessies het meest populair zijn en hoe bezoekers zich door het evenement bewegen, kunnen organisatoren waardevolle inzichten verkrijgen. Welke stands worden bijvoorbeeld druk bezocht en welke niet? Deze data kan gebruikt worden om de ervaring bij toekomstige evenementen te verbeteren, bijvoorbeeld door de indeling van ruimtes te optimaliseren of het programma aan te passen aan de interesses van de deelnemers.
Bezoekersregistratie en het toekenning van accreditatiepunten
Voor veel professionele congressen is het toekennen van accreditatiepunten een belangrijke pijler. Deelnemers zoals medisch specialisten en juristen kunnen deze punten gebruiken om aan te tonen dat ze zich blijven ontwikkelen binnen hun vakgebied. Een geavanceerd registratie- en monitoringsysteem kan het proces van het toekennen van deze punten automatiseren. En doordat op de congresdag zelf kan worden gemonitord aan welke sessies deelnemers hebben deelgenomen en voor hoe lang, ontstaat een waterdicht systeem voor het toekennen van accreditatiepunten.
Kies voor een geavanceerd eventregistratiesysteem
Een geavanceerd systeem voor bezoekersregistratie en -monitoring is onmisbaar voor het succesvol organiseren van een congres. Het zorgt niet alleen voor een gestroomlijnde ervaring voor zowel organisatoren als deelnemers, maar draagt ook bij aan de veiligheid, respecteert de privacy en ondersteunt de professionele ontwikkeling van de deelnemers. Door zorgvuldig een systeem te kiezen dat aan deze criteria voldoet, leg je de basis voor een succesvol en gedenkwaardig evenement.
De eventsoftware van Eventpartners zorgt voor controle en overzicht
Eventpartners heeft jarenlange ervaring met bezoekersregistratie bij congressen en weet wat voor congresorganisaties belangrijk is. Efficiëntie, betrouwbaarheid en privacy gaan bij ons hand in hand. Dit is waarom congresorganisaties voor onze eventregistratie- en monitoring kiezen:
- We bieden een beveiligde omgeving om mensen uit te nodigen. De hoofdorganisator sluit hiervoor een verwerkersovereenkomst met de andere uitnodigende partijen.
- We werken alleen samen met hosting-partijen die voldoen aan de vereiste ISO-certificeringen en schrijven onze software volgens privacy-by-default- en privacy-by-design-principes. We zorgen dus al bij de ontwikkeling van onze software voor privacy-verhogende maatregelen. En de standaardinstellingen zijn maximaal privacy-vriendelijk ingesteld. Hierdoor ontstaat een zo veilig mogelijk systeem en is de software maximaal waterdicht.
- We bieden geavanceerde features tijdens het congres, zoals een photobooth voor on-site badge-printing en een digitaal wachtrijsysteem voor standbezoek, zodat bezoekers niet fysiek in de rij hoeven te staan.
- We adviseren jou als organisator gedurende het hele traject. Samen kijken we welke gegevens je echt nodig hebt. Hoe kunnen we die verzamelen en waar mag je deze gegevens voor gebruiken?
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