ASTUCE! - Checklist des événements budgétaires

ASTUCE! - Checklist des événements budgétaires

L'élaboration d'un budget est une tâche de longue haleine où l'on oublie facilement un élément de coût. Avec la liste de contrôle ci-dessous, qui n'aspire certainement pas à être exhaustive, nous vous aidons à rendre votre budgétisation aussi détaillée et complète que possible.


L'élaboration d'un budget est un processus continu. Il est préférable de commencer par une estimation globale. Vous le faites avant de demander des devis. De cette façon, vous pouvez immédiatement voir si vous travaillez de manière réaliste. Vous ajustez systématiquement le budget prévisionnel lorsque vous recevez des devis ou lorsque vous pouvez faire un devis plus ciblé.


Votre budget est trop élevé ? Vérifiez ensuite tous les éléments de coût un par un et voyez s'il existe des alternatives moins chères, ou si vous pouvez réduire certaines dépenses, sans jamais compromettre la qualité. Vous pouvez également envisager de sponsoriser pour augmenter le budget de votre événement. Un partenariat avec une autre entreprise qui souhaite toucher le même groupe cible peut également être une solution. Vous pouvez alors partager les frais.



Liste de contrôle budgétaire des événements

la communication

❐Site Web

Impression

Commercialisation

Application mobile

Réseaux sociaux

Billetterie (frais fixes ou commission ?)


Emplacement/tente

Location de salle

Vestiaire

❐ Scène/piste de danse

❐ Mobilier, tribune...

Ameublement et décoration

Des vestiaires

Signalétique

Frais de stationnement

❐ Toilettes (n'oubliez pas les toilettes mesdames)

Chauffage/Climatisation

Nettoyage

...


restauration

Restauration

Boire

❐ Restauration de l'équipage

❐ Couverts, verrerie, vaisselle, linge de table

❐ Bars, buffets...

...


Achèvement

Divertissement

Présidents de journée et conférenciers

Activités (ateliers...)

Animation pour enfants

Musique

❐ Copyright : Sabam (B) ou Buma (NL)

...


Accompagnement audiovisuel

Projection

Écrans plasma et LCD

Micros

Système de son

Installation lumière

❐ Capture vidéo ou reportage photo

Effets spéciaux (feu d'artifice, neige...)

Réseau Wi-Fi

Événements hybrides (streaming en direct…)

...


Personnel

❐ Responsable(s) d'étage et d'événements

❐ Coordinateur Sécurité

Hôtesses

Préposés au stationnement

Sécurité

Equipe de premiers secours

Machinistes/technique

❐ Personnel de restauration (serveurs...)

Vestiaire et toilettes dames

❐ Interprètes/Traducteurs

...


Divers

Frais de port

Cadeaux

transports (VIP)

Frais d'hôtel

Permis et assurances

Tout dommage ou vol

Électricité, eau...

Traitement des déchets

❐ Logistique


Frais d'organisation (internes et externes)


TVA et taxes


Dépenses imprévues

(prévoir 10 pour cent)


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