Le divertissement est bien plus que la recherche de bons numéros. Vous devez également prendre en compte un certain nombre d'aspects pratiques. De quels permis avez-vous besoin ? Que faire lorsqu'un artiste annule à la dernière minute ?
Avez-vous vraiment pensé à tout ? Nous vous aidons sur votre chemin avec cette 'liste de contrôle de divertissement' du livre EVENTPLANNER :
- Le divertissement doit être inclus dans le script. Indiquez clairement quand les actes commencent et se terminent et s'il y a des pauses. Notez qui accompagne les artistes et qui s'occupe du montage et du démontage, de la logistique, des sound checks, etc.
- Demandez toujours la fiche technique des artistes afin de savoir quelle infrastructure vous devez fournir. Avez-vous besoin d'une scène? Quelle doit être la taille de la scène ? Fournissez-vous du matériel audiovisuel ou l'artiste s'en occupe-t-il ? Comment sont les instruments ?
- En plus de la fiche technique, vous recevrez également un cavalier de nombreux artistes. Celui-ci contient les souhaits et exigences personnels de l'artiste et de son équipe. Par exemple, certains artistes demandent une nourriture ou une boisson spécifique, un espace chill-out, une douche…
- Certains actes ont besoin d'une alimentation solide. Vérifiez si l'infrastructure du site est suffisante et si nécessaire louez un groupe électrogène.
- Avoir un bon plan A, c'est bien, mais seulement quand tout va bien. Anticiper les changements dans le temps et proposer des scénarios d'urgence. Ensuite, vous pouvez gérer la pluie, les coupures de courant et les artistes malades. Discutez avec les animateurs embauchés de ce qui se passe en l'absence et indiquez-le clairement dans le contrat.
- Demander les autorisations nécessaires à temps pour d'éventuelles nuisances sonores. Avertissez la Sabam (B) ou Buma (NL) lorsque vous prévoyez des intermèdes musicaux et convenez qui s'occupera des droits d'auteur.
- Pensez aussi à la sécurité. Pour une prestation avec des artistes de renom, vous vous assurez d'un accompagnement fluide et sécurisé jusqu'à la scène. Pour les stars (inter)nationales, vous devrez peut-être prendre des mesures de sécurité supplémentaires à l'intérieur et autour de l'emplacement.
- Discutez de la possibilité d'étendre les performances. Rien n'est plus énervant que de devoir couper brutalement un numéro quand l'ambiance est au rendez-vous. Quelles sont les options et les coûts? Comment une extension possible s'intègre-t-elle dans votre script ?
- Discutez de qui fournira les vêtements pour les artistes. Par exemple, vous pouvez étendre le thème de l'événement aux vêtements des encadrants et des artistes. Discutez des options avec eux.
- Prévoyez suffisamment de vestiaires où les artistes peuvent se changer ou se détendre. Pensez aux portants, aux miroirs, à la nourriture et aux boissons. Le cas échéant, demandez-leur s'ils sont prêts à partager les vestiaires.
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